KAKO SREDITI IZVEŠTAJ – PRIMER 1

U nastavku je primer jednog izveštaja koga treba srediti (Slika 2).

Šta je sve problematično u ovom izveštaju?

• Veliki broj cifara. Prikazani izveštaj ima previše cifara. Ljudskom oku je veoma teško da se, posmatrajući ogromnu količinu brojeva, fokusira na ono što je važno. Jedino što je potpuno jasno jeste da se izveštaj odnosi na prvih 10 kupaca, kao što je navedeno u naslovu.

• Pogrešan smer godina (2013 -> 2012). Veliki problem, koji se javlja već u drugoj koloni, jeste prikaz godina. Ljudima je prirodno da čitaju s leva na desno. Kada posmatramo ovaj izveštaj, vrlo je verovatno da ćemo zaključiti da je prodaja opala za TOP 10 (sa 3.939 na 2.993), a ustvari je prodaja porasla (sa 2.993 na 3.939).

• Previše “buke”. Postoji “gridlines” (okviri, vertikalne i horizontalne linije) koji nije potreban. Postoji ponavljanje  “%” na mnogo mesta. Koristite pravilo SIMPLIFY i uklonite sve ono što vam ne donosi dodatnu informaciju.

• Nedostatak vizuelizacije. Menadžeru je “smaranje” da gleda u cifre. Menadžer troši mnogo vremena analizirajući cifre. Slika govori više od hiljadu reči

• Nepostojanje poruke. Svaki izveštaj treba nešto da saopšti. Poruka mora biti jasno naznačena. Ovaj “izveštaj” nema nikakvu poruku. Da li treba da gledamo rast svih kupaca… da li je bitan rast top 10 kupaca… da li je bitan share… da li je bitan trend? Ova tabela predstavlja statistiku, dok controller dodaje “poruku” i onda to postaje “izveštaj”.

Ako želimo da napravimo osnovu razliku između “izveštaja” i “statistike”, onda to možemo da sumiramo preko sledeće formule:

izveštaj = statistika + poruka

U nastavku je primer kako izveštaj izgleda posle sređivanja (“posle”):

Da li primećujete razliku između ova dva prikaza? Sada se jasno vidi kako su rangirani najvažniji kupci i koliki je rast prodaje u odnosu na LY (last year=prošla godina). Rast prodaje je prikazan na dva načina: apsolutne varijanse (ΔLY) i relativne varijanse (ΔLY%). U izveštaju postoji jasna poruka (“Top 10 kupaca…”) koja pomaže menadžeru da donese odluku. Ovaj izveštaj je transparentan i pomaže menadžeru kod odlučivanja.

Ako želimo da sumiramo, onda možemo da kažemo da dobar izveštaj ima 5 ključnih elemenata:

1. poruka
2. slika
3. naslov
4. naglašavanje
5. izvor

Ono što ćemo prvo primetiti je poruka (1) koju želimo da prenesemo menadžeru. Na taj način se odmah skreće pažnja na ono što je važno. Poruka je podržana slikom (2) koja poboljšava njeno razumevanje. Slike su te koje izazivaju emocije i preporučuju se u izveštajima i prezentacijama. One olakšavaju razumevanje, jer su većina menadžera vizuelni tipovi i slike ih podstiču na akciju. U ovom slučaju, korišćena su tri grafikona da podstaknu menadžera da donese odluku. Jedan od važnih elemenata je naslov (3) u kojem se navode svi važni elementi (ime kompanije, izveštaja, jedinice mere). Poruka se takođe može podržati naglašavanjem (4). Na kraju se navodi izvor informacija (5) kako bi se osigurao kredibilitet pred čitaocima i slušaocima.