4-Windows

4-Windows je alat controllinga, koji se koristi na sastanku menadžera i controllera kod analize varijansi (variance analysis). Iako je ovaj alat originalno nastao u Controller Akademie za potrebe controllinga, ovaj alat je univerzalno primenljiv za bilo koju situaciju gde postoje dve kategorije: planirano i ostvareno.

U prvom kvadrantu su rezultati poslovanja (prodaja, troškovi, profit, zalihe i sl.). U drugom kvadrantu je analiza varijansi (zbog čega je nastala varijansa, ko je odgovoran, uzroci). U trećem kvadrantu je predlog akcionih mera (koje aktivnosti treba da sprovedemo, do kada, ko treba da ih uradi) i u četvrtom kvadrantu je ozdravljenje (kakva će biti situacija posle urađenog akcionog plana).

Kada se controller priprema za sastanak, onda se u 4-windows sledi logički put koji glasi 1-->2-->3-->4 (rezultati, analiza varijansi, akcioni plan, ozdravljenje). Controller obično postavlja logična pitanja (1-->2) „Zašto?“:

• Zašto postoji varijansa (ostvareno minus planirano tj. ACT-BUD)? Zašto nismo ostvarili ciljeve? Zbog čega nam je manji profit? Zbog čega su troškovi porasli? Ko je krivac? Zašto, zašto, zašto..?

Ukoliko controller bude istrajao samo na pitanjima tipa „zašto“ i na samom sastanku, menadžer će verovatno biti veoma ljut, besan, nervozan i nespreman za saradnju. Da li ste ikada čuli menadžera koji je na pitanje „Zašto je rezultat loš?“ odgovorio na sledeći način:

• Da, dragi controlleru, zaista si u pravu. Ja sam kriv za negativnu varijansu i loš rezultat. Ja sam kriv zato što ciljevi nisu ostvareni. Nisam se dovoljno trudio i prodaja je opala. Bio sam malo opušten i troškovi su porasli. Slažem se sa tobom i preuzimam svu krivicu na sebe. Nije problem ni sa konkurencijom, ni sa kupcima ni sa mojim ljudima, ja sam isključivi krivac zato što ciljevi nisu ostvareni.

Ovakav odgovor možete naći samo u snovima. Umesto ovakvog odgovora, većina menadžera će početi da traži opravdanje na pitanje „Zašto?“:

• Ja nisam kriv. Teška je ekonomska situacija. Narod nema para. Nelojalna konkurencija. Idi ti na teren pa da vidiš kako je teško prodati. Nije moja greška.

Mnogi menadžeri će početi i da kritikuju planove i ciljeve:

• Plan je nerealan. Nema šanse da ga ostvarimo. Rekao sam da nema šanse da ostvarimo plan kada smo ga pravili prošle godine.

A neki menadžeri će imati i vrlo kreativne odogovore:

• Odakle ti ta varijansa? Kod mene nema varijanse - u mojim fajlovima i izveštajima je sve dobro? Controlleru, proveri još jednom svoj SAP izveštaj.

Preporuka je da controlleri umesto postavljanja logičkog pitanja „Zašto?“ slede drugu logiku (psiho-logika). Kada je controller na sastanku sa menadžerom, on treba da koristi psihološki put 14 (rezultati, ozdravljenje) i postavlja sledeća pitanja:

• Kako ćemo dalje? Koje akcije treba da preduzmemo da bi ostvarili ciljeve? Šta planirate da uradite do kraja godine? Koliko možete da se obavežete da ćete prodati? Koliko se obavezujete da smanjite troškove?

Ovaj način rada se zove psihološki put i on se primenjuje na samom sastanku menadžera i controllera. Nakon postavljanja pitanja „Kako dalje?“, controller bi trebao da dobije od menadžera konkretne buduće akcije. Controlling je orjentisan ka budućnosti i akcijama. Controller bi 80% vremena trebao da posveti pitanjima iz kvadranta 3 i 4 („kako dalje?“). Mali rezime oko postavljanja pitanja:

• Pitanja iz kvadranta 1 i 2 su orjentisana ka prošlosti i krivici (Ko je kriv? Zašto?)
• Pitanja iz kvadranta 3 i 4 su orjentisana ka budućnosti i akciji (Kako ćemo dalje? Šta treba da preduzmemo?)

4-Windows se može savršeno primeniti i na privatni život. Evo jedne zanimljive anegdote koja se dogodila sa mojom sjajnom ćerkom Milicom. Milica je upisala 1. razred Matematičke Gimnazije i planirala je da ima sve petice. Nakon dva meseca od početka škole (novembar) postao sam malo zabrinut, jer je pored desetak petica imala i nekoliko četvorki i trojki. Seo sam sa Milicom i moje prvo pitanje bi trebalo da bude „Zašto?“ (logički put 1-->2). Da sam joj postavio pitanje „Zašto?“ verovatno bih dobio odgovore:

• teška ekonomska situacija u zemlji (Profesori imaju visoke kriterijume)
• jaka i nelojalna konkurencija (Steva je imao sreće kada je odgovarao Geometriju)
• nestabilna politička situacija (Ovo su mi nepoznati profesori, ne znam kako ocenjuju)
• SEKA Svetska Ekonomska Kriza (Gradivo je mnogo teško)

Inače, ja sam kao zabrinuti tata i zaista postavio pitanje „Zašto?“. Odgovor koji sam dobio je bio „logički“ za tinejdžerku od 15 godina:

• Tata, pa ja imam 15 godina! Dobila sam novo društvo, pa malo zabave i žurke, dosta izlazaka, novi dečko...
• Hmmm, da li sam čuo dečko? Ili mi se samo učinilo? Ja sam tada mogao da uradim ono što većina roditelja počne da radi u takvim situacijama - da počnem da joj solim pamet, da objašnjavam o značaju obrazovanja, da je kritikujem, da je kažnjavam (nema iPhone i Facebook), da joj objašnjavam kako je bilo u moje vreme (inače, ja sam bio loš đak ali joj to nikada neću priznati), bla, bla... Uostalom, znate i sami kako to izgleda.

Umesto toga, ja sam postavio „psihološko“ pitanje (1-->4) koje je glasilo:

• Šta ćeš da uradiš u budućnosti da bi dostigla prosek od 5,0? Koje akcije ćeš da preduzmeš?

Milica je odgovorila kao iz topa:

• Izvući ću podatke iz SAP-a i videti gde su mi najveće varijanse. Napraviću dodatne aktivnosti na terenu sa kojima ću se vratiti u planirane ciljeve. Pažljivo ću pratiti rezultate da vidim da li se moji akcioni planovi ostvaruju. Praviću redovne mesečne Excel izveštaje da proverim progres. Veoma jasno razumem tvoju viziju gde treba da budem za 4 godine i napraviću dodatne aktivnosti da bih ispunila strateške planove.

Naravno, originalni odgovor je bio malo drugačiji:

• Takiiii (to je pravo ime autora ove knjige) moraću da smanjim izlaske i žurke. Izgleda da ću morati da malo više da učim nego što sam mislila.

Epilog („4. ozdravljenje“) je stigao vrlo brzo. Milica je počela da ređa sve petice i na kraju godine je imala prosek 5,0. Ja sam mogao da se odmorim i da zaboravim na profesionalnu controllersku deformaciju i alat 4-Windows. Mada, nema odmora dok traje obnova! Tu je i moj mlađi sin Pavle, na kome i dalje mogu vežbati sve moguće (i nemoguće) controlling alate.

Hajde da se sada opet vratimo na poslovni deo. Na narednoj slici je 4- windows iz prakse jedne kompanije. Ovde postoje dve varijanse:

• Signal varijansa
• Kontrolabilna varijansa

Signal varijansa je varijansa iz prošlosti i na nju ne možete da utičete. Controller je napravio izveštaj (npr, za 30.6.2013). Rezultati su se dogodili i imamo negativnu varijansu od -20 (količinska prodaja je manja ispod plana). To je ista ona razlika u ocenama kod moje ćerke od -0,3. Signal varijansa je jednaka razlici ostvarenog i planiranog (ACT-BUD). Signal varijansa je pomoćna varijansa koja vam signalizira da nešto nije u redu. Ona vam javlja, kao semafor, da nešto treba preduzeti. Međutim, postoji jedan nepremostiv problem sa signal varijansom: na signal varijansu ne možete da utičete! Odluke koje donosite odnose se samo na budućnost a ne na prošlost. Ne možete promeniti prošlost svojim odlukama (osim ako ne gledate previše filmova tipa „Povratak u budućnost“ sa Majkl Džej Foksom).

Kontrolabilna varijansa je ključna varijansa. Ovu varijansu možete da menjate sa svojim budućim akcijama. Kontrolabilna varijansa je jednaka razlici forecasta (prognoze) i budžeta (FC-BUD). U ovom slučaju ona iznosi -10. Odluke koje donosite sada odnose se na budućnost. Vašim odlukama vi menjate (smanjujete ili povećavate) kontrolabilnu varijansu. Zbog toga je kontrolabilna varijansa ključna za analizu u 4-Windows alatu.

Ako se vratim na moju ćerku, kontrolabilna varijansa u njenom slučaju bi bio odgovor na (nepostavljeno) pitanje :

• Milice, koja je tvoja prognoza - koliko si planirala da imaš četvorki i trojki na kraju 1. razreda?

Nadam se da bi odgovor moje ćerke bio „nula“. Ako bih hteo da postavim pitanje menadžeru, onda bih postavio pitanje:

• U redu, sada smo ispod plana -20. Sa druge strane, koliko planirate da budete ispod plana do kraja godine? Koje akcije ćete preduzeti da dostignete ciljeve?

Da li osećate kako se atmosfera na sastanku promenila? Umesto traženja krivca u prošlosti (zašto?) mi počinjemo da razmišljamo u budućnosti (kako dalje?). Odluke koje donosite možete donositi samo o budućim varijansama.