Kako raspodeliti troškove po poslovnim jedinicama? Tamara Dragašević, CFO, for solution and system integration, COMTRADE GROUP

Upravljanje troškovima predstavlja široku temu koja je od značaja za efikasno upravljanje kompanijama. Verovatno sve kompanije na svetu žele da upravljaju troškovima tako da ostvaruje ostvaruju optimalne rezultate, uz što niže troškove, uz napomenu da se načini upravljanja troškovima značajno razlikuju između kompanija u zavisnosti od industrije kojom se u kompanija bavi, kao i načina na koji menadžment posmatra poslovanje.

[caption id="attachment_16973" align="aligncenter" width="546"] Tamara Dragašević, CFO for Solution and System Integration, Comtrade Group[/caption]

IT je primer industrije gde se promene događaju često i zato su kompanije u ovoj oblasti izuzetno fleksibilne. U našoj kompaniji razvrstavamo različite tipove poslovanja u posebne poslovne vertikale, a onda u okviru svake vertikale klasifikujemo prihode i troškove na način koji najbolje oslikava određeni tip poslovanja.

U okviru poslovne vertikale koja se bavi razvojem softvera, izveštaje delimo po tipu industrije za koju  naši inženjeri razvijaju softver. Unutar određene industrije, deo troškova koji direktno pripisujemo se odnosi na troškove inženjera koji su radili na projektima u okviru industrije, troškove zarada prodavaca, kao i sve prateće troškove prodaje i troškove marketinga koji se direktno odnose na tu industriju.

Pored troškova koji mogu direktno da se pripišu poslovnim jedinicama, postoje i troškovi koji su zajednički za više različitih poslovnih jedinica:

• troškovi infrastrukture kompanije (zakupi poslovnih prostorija i prateći troškovi)
• troškovi funkcija podrške koje su zajedničkie za različite poslovne jedinice (finansije, pravna služba, HR, IT, i sl.).

Ključeve za alokaciju uvek posmatramo pojedinačno za svaku vrstu troška koji delimo. Najčešći ključ koji primenjujemo je broj FTE-a inženjera (full time equivalents) u okviru poslovne jedinice. FTE inženjera je najbolji indikator porasta aktivnosti zajedničkih službi, kao i porasta troškova korišćenja prostorija i svih pratećih infrastrukturnih troškova.

Pored ključa FTE inženjera, za određene vrste troškova koristimo i fiksni alokacijski ključ. Na primer, kada određeni prodavac radi za više poslovnih jedinica, onda njegove troškove rasporedimo po poslovnim jedinicama u fiksnom procentu, u skladu sa količinom vremena koje provodi radeći za određene poslovne jedinice.

I na kraju, u nekim slučajevima koristimo i prihode kao alokacijski ključ. Na primer, troškove kamata na kredite raspoređujemo po poslovnim jedinicama prema učešću prihoda poslovne jedinice u ukupnim prihodima. Generalni kriterijum pri izboru ključa je dominantni uzročnik porasta tipa troškova.

Najniži nivo posmatranja troškova je projekat. Nivo iznad projekta je subdelivery unit (SDU). U okviru određenog SDU-a može da postoji više projekata, pa kada se određeni trošak alocira na SDU, taj trošak se raspoređuje po istom kriterijumu na sve projekte unutar SDU-a. U retkim slučajevima, kada postoji specifičan razlog i kada cost-benefit analiza pokaže da je to opravdano, možemo da primenimo i drugačiji ključ u alokaciji troškova na projekte, u odnosu na ključ koji je primenjen u alokaciji troškova na SDU.

Na osnovu klasifikacije troškova koju radimo, u mogućnosti smo da dobijemo EBITDA na nivou projekta, što nam je važan pokazatelj jer je projekat najmanja jedinica prema kojoj analiziramo poslovanje u svakoj industriji u okviru poslovne vertikale koja se bavi razvojem softvera. Činjenica da imamo EBITDA na nivou projekta nam omogućava da dobijemo i EBITDA po drugim važnim kriterijumima, kao što su EBITDA na nivou klijenta, poslovne jedinice, i  sl.

Ostvarene troškove poredimo na mesečnom nivou sa budžetiranim troškovima za tekući mesec. Sva značajnija odstupanja se istražuju i razlozi odstupanja se detaljno objašnjavaju, kako bi menadžment kompanije mogao da planira dalje poslovne odluke na osnovu relevantnih činjenica. Takođe, projekti čija je margina niža od projektovane, ili koji imaju određenu kategoriju troška koja značajno odstupa od očekivanja, posmatraju se posebno od drugih, i analiziraju se mogućnosti da se njihove performanse u budućnosti poboljšaju.

Kada radimo analizu odstupanja troškova od budžeta, vodimo računa da razdvojimo odstupanja nastala kao rezultat neadekvatnog planiranja (primer) u planu je bilo povećanje određene kategorije troška ali se iz određenog razloga to povećanje nije dogodilo) od odstupanja nastalih kao rezultat poslovanja (primer - poslovna odluka koja je dovela do različitog nivoa troška u odnosu na planirani.).

Konačno, važno je istaći da ne postoji idealan princip alokacije troškova. Svaki metod sadrži određene manjkavosti zbog kojih se može raspravljati da li je izabrani alokacijski ključ pravedan, ili nije. Međutim, ti razlozi ne treba da obeshrabre controlling službe da troškove alociraju na poslovne jedinice. Dok na nivou detalja može doći do nepreciznosti, raspored troškova po jedinici posmatranja koji se može postići jedino uz primenu alokacijskih ključeva je izuzetno važan za donošenje ključnih strateških odluka za kompaniju.

Autor teksta je Tamara Dragašević, CFO for Solution and System Integration , Comtrade Group. Tekst je preuzet iz Controlling magazina 07.