ORGANIZUJTE RADNI PROSTOR U PET KORAKA! Gemba Kaizen™, Masaaki Imai

Među kompanijama koje usvajaju kaizen postala je popularna izreka: „Prvi korak je 5S.“ I to je zaista tačno jer na najosnovnijem nivou 5S iziskuje da organizacija postavi pitanja: „Da li imamo sve što nam je potrebno u gembi?“ i „Da li nam je potrebno sve što imamo u gembi?“ i da onda sprovede kaizen aktivnosti kad god je odgovor: „Ne.“

Pet S (5S) su pet koraka organizacije radnog prostora koji su razvijeni intenzivnim radom u proizvodnom kontekstu. Uslužno orijentisane kompanije mogu lako da vide paralelne okolnosti u svojim „proizvodnim linijama“ – bilo da dolaze u obliku zahteva za ponudom (Request For Proposal – RFP), zaključenja finansijskog izveštaja, zahteva za zaključivanje polise životnog osiguranja ili zahteva potencijalnog korisnika za pravnim uslugama. Šta god da aktivira proces rada u uslužnoj kompaniji, uslovi koji postoje u procesu rada nepotrebno komplikuju taj rad (Da li ima previše formulara?), ometaju napredovanje u pravcu zadovoljenja potreba korisnika (Da li je veličina ugovora takva da je potrebno da ga potpišu tri rukovodioca?), ili praktično sprečavaju mogućnost zadovoljenja korisnika (Da li režijski troškovi kompanije onemogućavaju toj kompaniji da konkuriše za posao?).

Kao što pokazuje slika 2.3, standardizacija, 5S i eliminacija muda (gubitaka) predstavljaju tri stuba gemba kaizena kod zdravorazumskog, jeftinog pristupa poboljšanju. U bilo kojoj kompaniji – bilo da se ona bavi proizvodnjom ili uslužnom delatnošću – kaizen treba da krene od tri aktivnosti: standardizacije, 5S-a i eliminacije muda.

Te aktivnosti ne podrazumevaju nikakve nove tehnologije ni teorije upravljanja. Zapravo, u udžbenicima menadžmenta se ne javljaju reči poput organizacije radnog prostora i muda. Zato one ne pobuđuju maštu menadžera koji su navikli na to da prate najnovije tehnologije. Oni koji prisustvuju mojim predavanjima ponekad se čude zašto te teme moraju da se pominju. Međutim, kad shvate implikacije ta tri stuba, uzbude se zbog mogućnosti ogromnih koristi koje te aktivnosti mogu da donesu gembi.

Pet koraka organizacije radnog prostora sa njihovim japanskim nazivima, jesu:

1. Seiri: Razdvojiti potrebne od nepotrebnih stvari u gembi i odbaciti ove druge;
2. Seiton: Uredno rasporediti sve stvari koje preostanu posle prvog koraka;
3. Seiso: Održavati čistoću mašina i radne sredine;
4. Seiketsu: Proširiti koncept čistoće na samog sebe i neprestano praktikovati prethodna tri koraka;
5. Shitsuke: Uspostavljanjem standarda izgraditi samodisciplinu i steći naviku sprovođenja 5S.

Kod uvođenja organizacije radnog mesta zapadne kompanije često više vole da

koriste engleske ekvivalente pet japanskih reči na „S“ – kao u „5S kampanji“ ili „5C kampanji“.

Kampanja 5S

1. Sort (sortirati): Izdvojiti sve što je nepotrebno i eliminisati ga;
2. Straighten (srediti): Uredno rasporediti bitne stvari kako bi moglo lako da im se priđe;
3. Shine (sijati): Očistiti sve – alat i radna mesta – uklanjajući mrlje, fleke i otpatke i eliminišući izvore prljavštine;
4. Standardize (standardizovati): Standardizovati prethodna tri koraka da bi se napravio proces koji nikad ne prestaje i koji se može poboljšavati;
5. Sustain (stabilizovati): Pretvoriti čišćenje i proveru u rutinu.

Kampanja 5C

1. Clear out (raščistiti): Utvrditi šta je potrebno a šta nepotrebno, i osloboditi se nepotrebnog;
2. Configure (rasporediti): Obezbediti pogodno, bezbedno i uredno mesto za sve i uvek držati stvari na tom mestu;
3. Clean and check (čistiti i proveravati): Pratiti stanje zona rada tokom čišćenja i vratiti ih u red;
4. Conform (poštovati standard): Odrediti standard, obučiti ljude i održavati ga;
5. Custom and practice (običaj i praksa): Razviti naviku rutinskog održavanja i težiti daljem poboljšanju.