PIRAMIDA IZVEŠTAVANJA. Izveštaji za Menadžment, Bojan Šćepanović
Uspešna komunikacija se zasniva na obavezujućim pravilima. Ovo se pre svega odnosi na poslovnu komunikaciju. Kreativnost i nasumičnost nisu ono što je potrebno u usmenom izražavanju, ili u vizuelnom prikazu. Umesto toga, uspešnu komunikaciju čine jasne poruke, sistematska standardizacija i svođenje na suštinu. Postupanje po SUCCESS pravilima pruža osnovu za uspešnu poslovnu komunikaciju.
Preporučujemo sledećih sedam pravila za pismenu (izveštaji, statistički podaci) i usmenu (prezentacije, predavanja) poslovnu komunikaciju:
- SAY: Reci poruku
- UNIFY: Standardizuj sadržaj
- CONDENSE: Sažmi informacije
- CHECK: Obezbedi kvalitet
- ENABLE: Sprovedi koncept
- SIMPLIFY: Izbegavaj komplikacije
- STRUCTURE: Organizuj izveštaj
U piramidi izveštavanja postoje tri nivoa:
- Poruka (Say, Structure)
- Vizuelizacija (Unify, Condense, Simplify)
- Data (Check, Enable)
-
PORUKA
SAY nalaže da izveštaj ili prezentacija sadrži zanimljiv, verodostojan i relevantan odgovor na pitanja koja imaju primaoci poruke. To obuhvata potrebu za jedinstvenom strukturom naslova, razumljivim naglašavanjem u vizuelnim prikazima i korišćenjem jasnog jezika. Sadržaj treba da ima jasnu strukturu i da sadrži poruku koja će biti razumljiva primaocima.
STRUCTURE teži poštovanju pravila homogenih, međusobno isključivih i kompletnih struktura, lista i grupa.
Oba pravila, SAY i STRUCTURE, nemaju veze s pitanjem vizuelizacije i mogu se jednako odnositi kako na sastanke političkih odbora tako i na radio emisije. Sadržaj treba da se saopšti na razumljiv način kada se navede jasna poruka, koja se ili dokazuje ili objašnjava pomoću jasno strukturiranih elemenata. Dodatna vizuelizacija (pravila: UNIFY, CONDENSE, SIMPLIFY) se koristi da se vizuelno saopšte važnije poruke. Vizuelizacija pomaže da se objasni struktura složenih izveštaja.
-
VIZUELIZACIJA
Drugi nivo sadrži zahteve prema pravilima UNIFY, CONDENSE i SIMPLIFY. Poštovanje ova tri pravila, koja se prvenstveno odnose na vizuelni prikaz, olakšava ispunjavanje zahteva navedenih u pravilima SAY i STRUCTURE.
UNIFY zahteva ujednačenu vizuelizaciju. Sličan sadržaj treba prikazati na sličan način a različite sadržaje na različit. Godinama se ovo pravilo podrazumevalo za mnoge druge vrste vizuelizacije u geografiji (mapa sveta), muzici (note) i tehnologiji (strujno kolo). Međutim, to još uvek nije slučaj kada su u pitanju poslovne teme. To znači i ujednačavanje ili standardizaciju jezika koji se koristi, a još važnije je značenje koje stoji u osnovi vizuelnih komponenata razmatranih kod pravila UNIFY.
CONDENSE zahteva visok nivo gustine informacija u vizuelnim prikazima. To znači da složeniji sadržaji treba da se koncentrišu u transparentan oblik i prikažu u međusobnom odnosu. Takođe, pismeni izveštaji zahtevaju sažet sadržaj ukoliko to ne ograničava nivo čitljivosti. Kao i u slučaju UNIFY, CONDENSE se prvenstveno odnosi na način posmatranja vizuelizacije.
SIMPLIFY zahteva racionalizovanje poslovne komunikacije. Ovde je fokus na pojednostavljivanju vizuelizacije s poslovnim sadržajem. Jednostavni i lako razumljivi tekstovi tretiraju se kao podtačka pravila SAY.
Tri pravila na drugom nivou mogu da budu potpora zahtevima predviđenim u pravilima SAY i STRUCTURE. Njihova uloga je u tome da pomoću odgovarajuće vizuelizacije učine poruke i strukture koje se saopštavaju razumljivijim. Ipak, sva tri pravila su vredna pažnje nezavisno od pravila SAY i STRUCTURE. Vizuelizacija se u principu bolje i brže razume kada se vrši na način koji je standardizovan (UNIFY) i poznat primaocima poruke, kada pruža najviši mogući stepen gustine informacija (CONDENSE) i kada se saopštavaju bez “buke” i ponavljanja koje može da se izbegne (SIMPLIFY).
-
DATA
Treći nivo sadrži pravila CHECK i ENABLE. Nijedna od tih grupa pravila ne odnosi se na osnovnu strukturu izveštaja ili prezentacije (SAY i STRUCTURE) niti se tiče njihovog vizuelnog prikaza (UNIFY, CONDENSE i SIMPLIFY). Oni se odnose na kvalitet sadržaja i to prvenstveno na kvalitet podataka na kojima se zasnivaju (CHECK), kao i na praktično sprovođenje SUCCESS pravila u okviru kompanije.
Pravilo CHECK nalaže da se u obzir uzmu tačni, značajni i aktuelni podaci. Stoga se grupa pravila CHECK nalazi na ovom trećem nivou jer se odnosi na preduslove za sadržaj izveštaja i prezentacija, odnosno na njihovu bazu podataka. Stoga se pravilo CHECK ne bavi direktno pitanjima koja se obrađuju na primarnom nivou pravila SAY i STRUCTURE a ne odnosi se direktno ni na sekundarni nivo “vizuelizacije” prema pravilima UNIFY, CONDENSE i SIMPLIFY.
Pravilo ENABLE zahteva sprovođenje SUCCESS koncepta na organizacionom, HR i tehničkom nivou. Stoga se grupa pravila ENABLE nalazi na ovom nivou jer se odnosi na praktičnu realizaciju SUCCESS pravila a ne na sama pravila. Striktno govoreći, pravilo ENABLE treba tretirati odvojeno od SUCCESS pravila, ali bi to značilo da slovo E izgubi smisao. Oba pravila na ovom trećem nivou odvojena su od samog korpusa pravila. Ipak, ona čine SUCCESS koncept kompletnim. Kada bi izostavili pravila E i C, SUCCESS koncept ne bi postojao i ne bi imao smisla.
Ovaj tekst je preuzet iz knjige "Izveštaji za Menadžment", Bojan Šćepanović. Knjigu možete naručiti preko ovog linka.
