To Be, or not to Be - Kompanija Peštan predstavlja Business Intelligence SAP BO 4.0 je moćan controllerski alat

 

Uvidevši da u eri ICT-a snažni poslovni softveri predstavljaju neophodan uslov, kako za operativnu efikasnost tako i za stratešku efektivnost, kompanija Peštan je 2010. godine implementirala SAP ERP. Instalirani su moduli MM (materijalno), PP (proizvodnja), SD (prodaja), WMS (skladište) i FI i CO (finansije i controlling). Danas za Peštan ne postoji dilema – Business Intelligence SAP BO 4.0 je moćan controllerski alat.

Mnoštvo podataka koje je potrebno pretočiti u kvalitetne informacije, kao osnov za dobre poslovne odluke, zahteva kvalitetne ljudske resurse širokog spektra znanja i oštrog poslovnog fokusa – vešte controllere. Odeljenje controllinga u Peštanu pripada sektoru finansija i sa svoja četiri člana fokus usmerava na:

• redovno i ad-hoc izveštavanje menadžmenta
• budžetiranje i praćenje ostvarivanja budžeta
• praćenje proizvodnje i obračun cene koštanja, uključujući sve zavisne elemente tog procesa
• analizu prodaje i profitabilnosti prodaje
• upravljanje rizikom i potraživanjima kupaca
• održavanje matičnih podataka controllinga.

Implementacijom SAP rešenja controlling odeljenju postali su raspoloživi svi zabeleženi podaci u poslovnim procesima kompanije, čime je dostignut primaran cilj postojanja kvalitetnih podataka. Razvojem funkcije controllinga stvorila se potreba za bržom obradom, jednostavnijim dolaskom do podataka, većom standardizacijom, sa krajnjim ciljem – manje utrošenog vremena za obradu a više za analizu podataka, interpretaciju i korišćenje. Kao odgovor na ovakve izazove odluka menadžmenta je bila da se implementira SAP-ov Business Intelligence alat, odnosno SAP Business Objects 4.0. alat za upite, izveštavanje i analize. Konsultant za implementaciju bila je beogradska kompanija ITBO IT Business Oriented.

Implementacija je trajala devet meseci; šest meseci efektivnog rada i tri meseca finog podešavanja sistema. Kako bi se identifikovali potrebni podaci započelo se od ključnih indikatora perfomansi (KPI) razvijenih u okviru istog projekta, kao nečega što želimo da izračunamo i posedujemo u obliku gotovog izveštaja. Zatim su definisani njihovi SAP ERP i/ili neSAP izvori podataka (Excel baze, drugi softveri…) i započelo se sa integracijom podatka u jedinstveni izvor podataka – skladište podataka (Data Warehouse). Tokom objedinjavanja podataka bilo nam je omogućeno da sprovedemo primarnu obradu podataka, sređivanje, filtriranje, mini-kalkulacije… Kao rezultat, dobili smo jedinstven izvor koji sadrži sve podatke za definisane KPI-jeve, ali i mnoštvo drugih podataka raspoloživih za obradu, a koji će naći primenu u daljem radu. Drugi krug kalkulacija urađen je u kasnijim fazama pri izradi izveštaja i pripremi novih mera (obrađenih ulaznih podataka).

  [caption id="attachment_10768" align="alignnone" width="472"] Elementi BI (Business Inteligence)[/caption]  

Svi podaci iz izvornih baza podataka se tokom noći “prevlače” u BI bazu, da bi nam u 8.00 časova bili na raspolaganju, sa jasnim presekom stanja jučerašnjeg dana. Objedinili smo sve podatke iz poslovanja u jednu bazu (prodaja proizvoda, proizvodni nalozi, troškovi sa podacima o mestima i elementima troška, kartice kupaca, dobavljača, Excel budžeti, lokalni transportni softver…), a nakon ugrađenih kalukalcija dobili smo nove mere koje daju novu dimenziju objedinjenoj bazi i prošireni spektar korišćenja.

BI je omogućio tri osnovna načina korišćenja podataka:

• Standardne izveštaje o ključnim indikatorima učinaka (KPI Izveštaji)
• Kontrolne table (Dashboards) predstavljaju izveštaje prevashodno namenjen menadžmentu, koji na jednom mestu, sa grafičkom podrškom, prikazuju veliki broj informacija
• OLAP kocke predstavljaju alat koji controllerima omogućava samostalno kreiranje izveštaja i analiza, koristeći uvučene podatke i izračunate nove mere

Osim navedenog, BI omogućava i kreiranje novih izveštaja, automatsko pokretanje izveštaja sa korisničkim parametrima, dostavu na imejl u tačno definisano vreme, grafičke i ad-hoc izveštaje sa novim kalkulacijama, uslovno formatiranje, sortiranje, filtriranje i još mnogo toga.   [caption id="attachment_10769" align="alignnone" width="625"] Pregled KPI Prodaje[/caption]  

Podaci o prodaji, zajedno sa analizom profitabilnosti omogućili su, ne samo controllingu već i vlasničkoj i menadžerskoj strukturi, brz alat za analizu prodaje. Omogućeno je jednostavnije prikazivanje ostvarene prodaje, poređenje sa prethodnim godinama i budžetom, i to po različitim kriterijumima: tržišta, kupci, grupe proizvoda i pojedinačni proizvodi. Analiza profitabilnosti urađena je na nivou tri kontribucije (contribution margin), sa alokacijom svih troškova na najnižu jedinicu kupac-proizvod-mesec. Sve alokacije programirane su u okviru BI (raspodela prihoda, razbijanje zbirnih odobrenja na proizvode, alokacija transportnih troškova na proizvode, alokacija prodajnih, marketinških i svih drugih troškova) po ključevima koji su adekvatni Peštanu. Na taj način su na jednom mestu dostupni podaci o prodaji i profitabilnosti prodaje, sve do nivoa kupac-proizvod. Osim toga, u BI su uvučene i sve kartice kupaca, tako da su omogućeni podaci o stanju potraživanja na jedan dan, prosečnom potraživanju, prosečnim ponderisanim valutama za izdate, plaćene ili fakture u kašnjenju, kašnjenje kupaca, fakturisanoj vrednosti, prilivima i slično, što zajedno sa pregledima o vrsti i iznosu obezbeđenja kupaca (garancija, aofi, menica… ) predstavlja dobru bazu za upravljanje potraživanjima i rizicima naplate.

    [caption id="attachment_10770" align="alignnone" width="611"] Pregled KPI Proizvidnje[/caption]  

U BI proizvodni deo integrisali smo podatke iz SAP-a o potvrđenim količinama sirovina po radnim nalozima, satima zastoja, budžetiranim vrednostima i cenama koštanja iz Knjige materijala. Uz pomoć nekoliko “klikova” imamo prikaz vrednosti prerade sirovina po proizvodnim pogonima, po mesecima i po grupama proizvoda i njihove kumulativne vrednostima za tekuću godinu u odnosu na budžetirane vrednosti i vrednosti od prošle godine, kao i njihove trendove. BI nam daje i prikaz o zastojima u proizvodnji, ceni koštanja na nivou grupe proizvoda i na nivou meseca, poređenje stanja zaliha po grupama materijala u odnosu na vrednosti iz prošle godine…

Osim dve pomenute celine, BI obuhvata i podatke o logistici, finansijske racio brojeve, dashboard za top menadžment koji integriše informacije iz svih glavnih sektorskih izveštaja, kao i mnogo drugih informacija o poslovnim procesima.

Implementirani BI odmah je našao praktičnu primenu u svakodnevnom radu, tako da je instaliranje ovog sistema bilo apsolutno opravdano. Takođe se ističu i brzina, jednostavnost i tačnost kao njegove najveće prednosti, što ga preporučuje svim controllerima, menadžerima i drugim korisnicima.

  Autor teksta je Danijela Popović, finansijski direktor, Peštan. Tekst je preuzet iz Controlling magazina 02.