Kako da babe budu babe, a žabe žabe (Total cost of ownership - TCO) - Aleksandar Nedeljković (Finansijski direktor), MAINSTREAM I IT4BIZ
Gartner, vodeća konsultantska kuća za istraživanje i savetovanje u oblasti informacionih tehnologija, je procenila da će potrošnja na IT opremu i usluge u 2016. godini biti oko 3.500 milijardi USD. Iako su troškovi IT-a u našoj zemlji potpuno zanemarljivi u poređenju sa ovim iznosom, siguran sam da će nama, koji radimo u finansijama, odmah pali crvena lampica kad god IT direktor traži od menadžmenta da kompanija kupi ili iznajmi „neku“ novu IT opremu. Naravno, sve to uz objašnjenje da je nova oprema krucijalna za opstanak i nesmetano funkcionisanje naše kompanije.
U ovakvim slučajevima, menadžment uglavnom traži da se napravi cost-benefit analiza, odnosno „business case“. Na početku, IT pravi procenu koliko bi to sve trebalo da košta ako bi se kupilo, odnosno ako bi se rentiralo. Na kraju analize, u većini slučajeva (pogotovo kad nije rađeno po TCO metodologiji) ispadne da je za firmu jeftinije da sama kupi IT opremu nego da iznajmi. Zatim se sprovede nabavka i kupe se osnovna sredstva. Bude tu i tamo i nekih operativnih troškova, ali na početku sve izgleda stabilno. Međutim, posle nekog vremena controller utvrdi da su ukupni troškovi značajno veći nego što je inicijalno planirano. Najčešće pitanje u takvim slučajevima je: „Kako je to moguće kad smo sve lepo izračunali?“ Ili, po principu: „Ako koza laže, Excel ne laže!“ Međutim, vrlo brzo nakon toga postavi se pitanje: Ko je za ovo kriv?
Ova hipotetička priča možda deluje neverovatno, ali meni se više puta u karijeri desilo da sa različitim klijentima prolazimo kroz slične scenarije. Nakon kratke analize pomenutih slučajeva, moj zaključak je da se gotovo sve greške svode na dva problema:
- troškovi se nedovoljno holistički procene – naročito indirektni troškovi koji nastaju sa investicijom ili
- anticipirani benefiti su previše optimistički.
Kako je ovo univerzalni problem koji muči profesionalce iz oblasti finansija već decenijama, još davne 1986. konsultantska kuća Gartner je razvila TCO metodologiju za ocenu IT ulaganja. Po ovoj metodologiji je, osim osnovnih troškova investicije u IT, u proceni je računala i ne-IT troškove (HR, zakup, nekretnine, opšte troškove, itd.) na koje projekat, za koji se pravi analiza, ima direktan uticaj. U proteklih 20 godina, ova metodologija je postala industrijski standard za procenu IT troškova i njenu primenu praktikuje većina velikih međunarodnih konsultantskih kuća koje se bave savetovanjem u IT oblasti kao što su Gartner, Accenture, Big 4, Capgemini, IBM Global Technology Services itd.. U poslednjih nekoliko godina sa sve većim porastom cloud usluga TCO analiza ponovo doživljava svoju renesansu.
TCO analiza može da se sprovede na više načina i različiti praktičari imaju svoja viđenja kojim redosledom treba ići. Metodologija po kojoj naša firma sprovodi TCO analizu podrazumeva pet koraka:
- Analiza trenutnog stanja
- Definisanje high-level biznis i funkcionalnih potreba
- Analiza troškova, benefita i rizika za više ponuđenih potencijalnih rešenja
U našem slučaju, u zavisnosti od zahteva i potreba, pravimo analizu za različite modele: on-premises, public cloud, private cloud, hibridna rešenja... U ovom koraku ključ uspeha je da se na holistički način obuhvate svi materijalno značajni troškovi koji mogu imati uticaj da se donese ispravna odluka, kao i da se troškovi pripreme na takav način da različiti biznis modeli, odnosno rešenja mogu biti potpuno uporedivi. Do kog nivoa kompleksnosti ovakve analize se može ići pokazuje, na primer, studija koju je izradila firma Hitachi data. Definisane su 34 grupe troškova po kojima može da se izračuna samo TCO za storage. Ove grupe je moguće grupisati i na drugačiji način tako da smo u našoj praksi došli do sledećih grupa troškova koje naša firma uzima u obzir kad računa TCO-a za donošenje odluke da li kupiti, razviti interno, ili outsource-ovati kao uslugu:
- Troškovi data centra
- zakup prostora u data centru
- komunalije u data centru
- Troškovi akvizicije i održavanja hardware-a
- mehanička i električna infrastruktura
- serverska oprema
- mrežna oprema
- storage oprema
- Troškovi akvizicije, održavanja i razvoja software-a
- cena licenci
- support za software
- Ttroškovi razvoja
- Podrška
- migracija
- monitoring
- security
- Ljudski resursi
- inženjeri za upravljanje data centrom
- inženjeri/administratori mreže
- inženjeri/administratori za storage
- administratori sistema
- help Desk operativci
- administracija
- zaposleni u nabavci
- vreme menadžmenta
- Troškovi za prevenciju i oni koji nastanu usled greški
- downtime
- gubitak podataka
- popravke ako nije u garanciji
- osiguranje
- revizija i sertifikacije.
4. Računica isplativosti
Računamo isplativost svakog predviđenog rešenja odnosno ROI, NPV and IRR
5. Prezentacija
Pravimo finalnu evaluaciju rešenja koje se prezentuje menadžmentu
Rezultati TCO analiza, koje smo pravili za naše klijente, su bili da na vremenskom periodu od 5 godina. Direktne i indirektne uštede u ukupnim troškovima koje kompanije mogu da imaju ukoliko se odluče za neki od Cloud modela se kreću u rasponu od 30-40%.
Na kraju, šta nam ostaje kao zaključak ovog teksta:
- Strukturirano i fokusirano treba pristupiti izradi analize investicija u IT jer, kako kažu: „Što ne platiš na mostu, platićeš na ćupriji!“
- Kad se upoređuje više različitih rešenja važno je da se ne „mešaju babe i žabe“, već da se primeni holistički pogled na određivanje troškova koji će ući u analizu, i
- Ako se sve sprovede kako je navedeno, „da kucnem u drvo“ ne bi trebalo da se na kraju projekta postavi ono famozno pitanje: „Ko je za ovo kriv?“