Trikovi u Excelu 72. deo – Ista informacija, drugačija slika

Pretvorite brojčanu tabelu u vizuelni prikaz

  PROBLEM KORISNIKA: Moj šef ništa ne zapaža kada gleda tabelu s brojevima. Mogu li ikako da mu pomognem da uoči trendove u podacima?

REŠENJE: Možete da upotrebite jedan od tri nova alata za vizuelizaciju na meniju Conditional Formatting: trake (data bars), skale boja (color scales) ili skupove sličica (icon sets) (Slika 1).

     

Dodavanjem traka nekom opsegu ćelija u svaku ćeliju se ubacuje trakasti grafikon. Sada možete da saznate koje ćelije imaju najveće vrednosti tako što ćete videti koje ćelije imaju najviše boje.

Da biste dodali trake, izaberite skup brojeva a zatim opcije Home, Conditional Formatting i Data Bars, pa izaberite neku boju (Slika 2). Excel 2007 je nudio šest unapred definisanih boja. Excel 2010 nudi šest preliva (gradijenata) boja i šest neprozirnih (solid) boja. Možete i da izaberete opciju More Rules da dodate bilo koju od 16 miliona boja.

      Na Slici 3 možete videti da je sreda dan s najviše posla. U petak obim posla opada za svakoga osim za Misi. Misi konstantno ima najbolji učinak.       PAŽNJA: Prilikom primene uslovnog formatiranja ne treba izborom da obuhvatite nikakve ćelije sa zbirovima (Slika 4). Relativna veličina zbirova dovela bi do toga da sve druge ćelije imaju male trake. U primeru na slici, zbir 904 u ćeliji G6 čini da sve ćelije u opsegu B2:F5 izgledaju relativno isto.      

JOŠ POJEDINOSTI: Možete da upotrebite skale boja da na određeni skup ćelija primenite kombinaciju boja. Excel nudi unapred definisane trobojne skale, kao što je crveno-žuto-zelena, kao i dvobojne skale. Kada se štampa na jednobojnom štampaču, dvobojne skale izgledaju bolje od trobojnih. Možete i da upotrebite opciju More Rules da dizajnirate sopstvenu paletu boja. Na Slici 5 najveći brojevi su tamnije zeleni a najmanji su svetlije žuti.

      Poslednji novi alat za vizuelizaciju je lako razumljiv skup sličica.

U Excelu 2010 ima 20 skupova sličica (Slika 6). Neki imaju tri simbola, neki četiri a neki pet. Crveno uokvireni simboli na slici su novi u Excelu 2010 i neće se prikazati kada se fajl otvori u Excelu 2007. Imajte u vidu da kod mnogih od ovih skupova tabelu treba da štampate u boji da bi čitalac mogao da razlikuje te simbole. Ako štampate u jednoj boji, dobar izbor su strelice ili stubići koji pokazuju jačinu.

   

Pošto izaberete skup sličica, Microsoft će ih prikazati s leve stane svake ćelije. Pošto su brojevi obično poravnati udesno, broj iz ćelije B2 i sličica iz ćelije C2 stoje previše blizu jedna drugoj i može izgledati da idu zajedno.

 

Počnite tako što ćete pomoću Ctrl+1 ući u dijalog Format Cells. Na kartici Alignment izaberite horizontalno poravnanje udesno (sa uvlačenjem) – Right (Indent). Potom možete da povećate uvlačenje brojeva na 2 ili 3 da bi ih približili njihovim sličicama (Slika 7).

   

 Sličice neće reagovati na horizontalno poravnanje ćelije ukoliko ne izaberete opcije Home, Conditional Formatting, Manage Rules, Edit Rule pa Show Icon Only. Ironično je to što, kada upotrebite ovu postavku, sličica reaguje na dugmad Left, Center i Right Align na traci Home!