AKO NE MOŽEŠ DA OBJASNIŠ ŠESTOGODIŠNJAKU... IVAN BEŠKER, HEAD OF CONTROLLING DEPARTMENT, ERSTE BANK

k

Izazov sa kojim se svaki controller susreće je balansiranje između večne potrebe da se pokaže i dokaže sve što se ima i ume i zahteva da se prikaže suština. Jedan od prvih saveta koji sam dobio počinjući svoju controlling karijeru je:

„Pravi prezentaciju za upravu kao da je za obdanište“.

Sa druge strane, zabluda sa kojom se controlling bori je ta da mi nemamo klijente: „Blago vama u četiri zida, vas niko ne gnjavi i vi nikom ne udovoljavate“. Istina je dosta drugačija, klijenata je mnogo i umeju da budu zahtevniji i od novorođenčeta.

Imajući sve ovo u vidu u Erste banci smo uveli nekoliko nivoa izveštavanja:

Flash izveštaji.

One page izveštaji sa najvažnijim pokazateljima i ciframa, spremni za top-menadžment u prvih pet dana u mesecu.

Statistički izveštaji.

Namenjeni najnižim nivoima menadžmenta i zaposlenima u prodaji i vlasnicima budžeta. Sadrže detaljne preglede (prodaja po svakom zaposlenom, po svakom proizvodu, kanalu prodaje, poređenje sa targetima, pregled troškova). Dostupni najkasnije do desetog dana u mesecu.

Biznis izveštaji.

Namenjeni višim nivoima menadžmenta. Sadrže detaljnu analizu kretanja rezultata i preporuke. Dostupni su od dvanaestog do dvadesetog u mesecu.

Ad hoc izveštaji.

Potreba za njima javlja se u većoj meri kao pravilo, nego kao izuzetak. Izrađuju se u posebnim slučajevima, po zahtevu.

h

„Ali to je samo jedan broj”

Ovo je rečenica koju menadžeri često znaju da izgovore sa nestrpljenjem, uz hitan zahtev za informacijom. Čak, iako nas neki gledaju kao mađioničare, nažalost, mi cifre ne izvlačimo iz šešira. Iza jedne cifre kriju se hiljade drugih cifara, sati analize i nekoliko različitih izvora iz kojih treba crpeti podatke. A pored toga, treba ih strukturirati na smislen i lako razumljiv način i, naravno, uz objašnjenje zašto je ta cifra takva kakva jeste.

Većina podataka koje controller u Erste banci koristi nalazi se u DW (Data Warehouse). Oni se u njega kopiraju iz Core sistema, ali se pomoćnim parametrijskim tabelama ubacuju dodatne dimenzije, a postoje i aplikacije koje rade proračune, kao što su kontribucione margine i ABC costing, potrebne za izveštavanje i analize.

Čitav proces je automatizovan, a o tačnosti i pravovremenosti podataka brine se odeljenje MIS-a unutar controllinga, koje rukovodi procesom. U procesu controlling obrade podataka, nakon što računovodstvo zatvori knjige, osim samog controllinga, učestvuju:

1. Rizici. Sa inputima za obračun rizične aktive, standardnih troškova rezervisanja.
2. Upravljanje aktivom i pasivom. Sa inputima o transfernim cenama sredstava.
3. IT. Sa podrškom samom procesu.

Na kraju celog lanca nalazi se biznis controlling, kao medijator između izvora i krajnjeg korisnika, koji prvenstveno treba da iste te podatke pretvori u smislene izveštaje, analize i predloge.

Sve ovo zahteva široko znanje i raznolike tehničke veštine, pa i kreativnost jednog controllera kako taj „jedan broj“ ne bi bio samo slovo na papiru, već poruka koja treba da pomogne menadžmentu u upravljanju poslovanjem.

A ta poruka top i srednjem menadžmentu formulisana je ili kroz dashboard u Excelu, tj. pdf-u distribuiran imejlom ili kroz Power Point i usmene prezentacije. U svakom slučaju, tu su standardni periodi za analizu, isti period prethodne godine, prethodni mesec, kvartal, nezaobilazni budžet kao osnova za KPI-jeve, i poslednji forecast kao najsvežija procena ostvarenja. Što se tiče dimenzija, akcenat je na glavnim segmentima (Retail, Corporate), proizvodima i uslugama (keš i stambeni krediti, oročena štednja, elektronska banka…) i ključnim pokazateljima (EVA, ROE, CIR…). Ukoliko se ukaže potreba za detaljnijom informacijom, mogući su i pregledi i rezultati inače namenjeni nižim nivoima menadžmenta i zaposlenima: po filijali, kreditnom savetniku, klijentu, valuti, ročnosti, periodu prodaje, tipu kamatne stope, kanalu prodaje… i generalno, svemu što im srce zaželi.

Iako postoji srednjoročna strategija i plan da se uvedu novi BI alati i hiljade statičkih dashboarda zameni mogućnošću da menadžer i zaposleni sami prilagode prikaz svojim trenutnim potrebama, za sada je Excel osnovna forma za distribuiranje izveštaja. Sa druge strane, controlling kod nas u Erste banci već koristi određene naprednije BI alate u svakodnevnoj analizi podataka kao i samom kreiranju izveštaja.

I na kraju, kakav god proces i alat imali i primenili, suština izveštavanja se ne menja. To znači, ukazati menadžmentu na moguće pravce daljeg unapređenja, predložiti pravovremene i adekvatne opcije, pomoći mu da donese pravu odluku i olakšati upravljanje kompanijom.