Kako davati feedback zaposlenom?
Prvo možemo da se pitamo koliko nam znači da dobijemo povratnu informaciju o svom radu, razvoju, doprinosu u onome čime se bavimo. Meni je to veoma važno , zato valjda i pišem o ovome, a možda zato što sam upravo dobila jednu koja mi je napravila zaokret u poslu :)
Preko LinkedIna se nedavno razvila diskusija na temu zašto zaposleni odlaze.
Ne kažem da se firme napuštaju zbog nedobijene informacije, već da je povratna informacija ključni aspekt upravljana ljudima koju rukovodioci često ne primenjuju – a to je i najčešć razlog napuštanja posla.
Nekada je grub komentar kolege ili šefa značajniji za zaposlenog nego izostanak komentara. Izostanak feedbacka dovodi zaposlenog do osećanja da radi "uzalud", da je neprimećen, da ga izbegavaju i da je čak (uz još druge oblike ponašanja) žrtva mobinga.
Razmena povratnih informacija u profesionalnom okruženju predstavlja osnovnu komunikaciju između kolega i poslovnih saradnika. Povratne informacije dolaze i od klijenta i od kupca. Mogu da dolaze od banke, od agencije za zapošljavanje, agencije za nekretnine, od profesora , od psihoterapeuta, lekara, advokata , HR sektora... setite se samo čiji ste feedback čekali :)
Sve su to situacije u kojima je bitno biti Smooth Operater u komunikaciji.
Mogu slobodno reći da sam imala iskustvo da budem uz direktore (smooth operator) koji imaju prirodan osećaj (ili nazovimo to socijanom inteligencijom, diplomatskim veštinama) da saopšte čak i neprijatne informacije tako da zaposleni izlaze sa sastanka motivisani, sa uvidom kako da budu bolji u poslu i šta dalje treba da rade. Isto tako, imala sam priliku da slušam direktora firme koji daje feedback zaposlenom koji nakon toga odlazi na bolovanje sa kog se vraća na višu poziciju - ali u drugoj firmi.
Možete da pitate kolegu, menadžera, direktora koliko često daje feedback zaposlenima. Vrlo retko ćete dobiti konkretan odgovor. Ukoliko je informacija pozitivna, većina će uraditi to adekvatno i sa zadovljstvom. To nije slučaj sa negativnom, koju će odlagati ili najčešće neadekvatno saopštiti primaocima. Menadžeri, kao i većina nas ne uživa da budu nosioci "loših vesti", pa ih ili izbegavaju ili iskrivljeno saopšte, dok primaoci postavljaju odbrambeni štit.
Šta se u stvari podrazumeva pod feedbackom?
- To je povratna informacija koja treba da bude objektivna poruka o ponašanju i posledicama, bilo da nekome daje priznanje za uspešno obavljen posao ili predlog o tome kako bi mogao da se popravi u svom poslu.
Feedback je u stvari vrsta komunikacija u kojoj dobijamo informaciju o nekim aspektima našeg ponašanja.
Ukoliko želite da se razvijate i napredujete kao menadžeri, onda je potrebno da imate povratne informacije i da znate kako da ih saopštite i primite.
Zašto su povratne informacije važne?
- Podržavaju i podstiču efektivan način rada
- Menjaju ponašanje ili ukazuju na produktivniji način ponašanja
- Omogućavaju uslove za bolji učinak
- Doprinose učenju i razvoju osobe koje je prima
- Posao se nakon feedbacka obavlja drugačije
- Dobija se svest o uticaju našeg ponašanja i postupaka na druge
Prilikom odlučivanja o tome kada treba dati povratnu informaciju potrebno je biti fleksibilan i svestan situacije.
- Možemo odlučiti da damo povratnu informaciju odmah, čim opazimo ponašanje koje želimo da korigujemo.
- Možda ćemo morati da sečekamo odrđeno vreme da bismo sakupili sve neophodne informacije pre nego što razmotrimo problem sa zaposlenim.
- Ukoliko je ponašanje koje smo opazili bili vrlo neprijatno potrebno je da sačekamo da se smire strasti.
- Potrebno je da procenimo da li je osoba spremna da prihvati našu poruku, jer ako nije spremna , neće je ni primiti na odgovarajući način.
Ponuditi povratnu informaciju u sledećim situacijama:
- Kada treba uvažiti dobar rad , uspešne projekte i preduzimljivost.
- Kada postoji velika verovatnoća da ćemo poboljšati nečije veštine .
- Kada problem ne može da se zanemari jer se nečije ponašanje negativno odražava na tim i firmu.
- "Predočiti zaposlenom cilj koji treba da ostvari, a ne rezultate iz prošlosti koje treba da prevaziđe" - Hal Plotkin
Prilikom pružanja feedbacka važno je da povratna informacija bude usredsređena na budućnost i da odaberemo pitanja kojim ćemo moći da se pozabavimo ponovo u nekom trenutku kasnije. Na primer, ako je neki oblik ponašanja ili postupak bio ispoljen samo jednom, možda ne bi trebalo da mu pridajemo poseban značaj .
Važno je stvoriti otvoreno radno okruženje, a primalac da bi prihvatio povratnu informaciju mora imati svest da mu tu informaciju saopšava pouzdana osoba sa kredibilitetm.
KAKO SE PRIPREMITI ZA SASTANAK?- Skupiti sve podatke , činjenice i informacije koje su nam potrebne da bismo iskazali objektivan stav o problemu.
- Razmotriti situaciju sa stanovišta zaposlenog koji prima feedback. Pokušati shvatiti ko je on i u kom smeru želi da se razvija. Jos ako mozemo da predvidimo kako će reagovati na sastanku, znači da smo vrlo iskusni psiholozi, mendžeri i komunikatori :)
- Ako je jos moguće, bilo bi dobro da svoj stil komunikacije prilagodimo njegovom (otvoren/spontan, tih/prodoran...)
- Treba imati u vidu pol, starosnu dob i ostale razlike koje mogu uticati na reakciju na povratnu informaciju
Naravno ukoliko vidimo da se odvija pozitivna promena potrebno je da pokažemo da smo svesni toga. Ukoliko primalac feedbacka ne pokazuje promene u ponašanju takođe postoje načini kako da se reaguje , ali za to u ovom blogu nemamo prostora, a vi pažnje :)
Možemo sada da vidimo samo još par saveta, tj koraka u reagovanju za one koje primaju povratne informacije:
- 1.Pripremiti se za sastanak
Unapred razmotriti temu razgovora, sakupiti dodatne argumente i informacije. Pripremimo se dokle smo spremni da prihvatimo uverenje drugih i da se menjamo.
- 2. Biti otvoren za povratne informacije koje će nam biti saopštene.
Slažem se da je ovo lako reći, ali ne i uraditi. Ipak možemo se smiriti i pažljivo slušati sagovornika uz pokušaj da razumemo sa kog stanovišta nam govori, a da ne budemo defanzivni , već da damo odgovor i jasno obrazložimo stav.
- 3. Pažljivo i razumno izložiti svoj odgovor.
Treba imati u vidu da je proces davanja i primanja povratnih informacija dijalog izmedju dvoje ili više ljudi. Tu svi učimo.Naš dodatni odgovor ili argument može da izmeni zaključak i doprinese boljem rešavanju problema
- 4. Odrediti šta se može naučiti na osnovu dobijenih povratnih informacija
Na osnovu dobijenih informacija mozemo videti sta mozemo da naucimo , da primenimo i usavršimo.
Generalno gledano povratna informacija treba da bude najlakši, najednostavniji metod u podizanju produktivnosti rada. Povratna informacija je pravo osveženje za zaposlene, a nije skup toolsa.
- "Potrebno je dvoje da se kaže istina; jedan da kaže i drugi da čuje" Henry David ThoreauDa li vi pružate feedback kolegama i/ili zaposlenima?
I, na kraju. Poslušajte šta Mick Jagger ima da kaže na temu "Miracle Worker" ! https://www.youtube.com/watch?v=MTF7T1Nw5OU&feature=youtu.be