KAKO NAPRAVITI ADEKVATAN PORTFOLIO IZVEŠTAJ? JELENA LEČIĆ MIRČETIĆ, PMP, CSM, HEAD OF TECHNICAL SUPPORT AND CONTROLLING DEPARTMENT, STRABAG

s

"There is nothing quite so useless, as doing with great efficiency, something that should not be done at all.”

Peter F. Drucker

Pravljenje poslovnih izveštaja kao osnove za donošenje odluka u projektno zasnovanim organizacijama, predstavlja izazov sam po sebi. Projekti se realizuju na različitim teritorijama. Po obimu posla, dužini trajanja i budžetskim vrednostima su širokog dijapazona. Uključuju internacionalne timove i različita jezička područja, različite valute i zakonske regulative. Stoga, traženje pravog seta relevantnih informacija i odgovarajućeg indikatora performansi može izgledati kao traženje igle u plastu sena. Samo izdvajanje relevantnih informacija predstavlja ozbiljan organizacioni izazov.

Da bismo utvrdili šta zaista čini kvalitetan portfolio menadžment izveštaj pođimo od same formulacije portfolija. Portfolio je skup projekata (privremenih nastojanja da se kreira jedinstven proizvod, usluga ili rezultat) ili programa (grupa relevantnih projekata kojima se koordinira da bi se postigla korist i kontrola koja nije moguća u pojedinačnom upravljanju) i ostalog posla, grupisanog kako bi se olakšalo efikasno upravljanje u cilju dostizanja strateških ciljeva. Komponente portfolija moguće je kvantifikovati - izmeriti, rangirati i dodeliti im prioritet.

Cilj portfolio izveštaja je da se uvedu, izaberu i kontrolišu pravi projekti kojima će se dostići poslovni ciljevi uz maksimalnu dodatnu vrednost. Ovaj proces se najčešće ostvaruje kroz tri faze:

1. Planiranje, selekcija i priprema projekata koji će se realizovati,
2. Realizacija, praćenje i kontrola projekta u fazi izvršenja,
3. Zatvaranje, arhiviranje i pravljenje baze znanja naučenih lekcija.

y

1. Planiranje, selekcija i priprema projekata koji će se realizovati

U prvoj fazi projekta, portfolio menadžment izveštaj omogućava kompaniji da predvidi ishod i planira projekte koji će joj doneti najbolje rezultate, uz sledeća pitanja:

•  Da li imam resurse/budžet za projekat?
•  Da li postoji sličan projekat u mom portfoliju koji mogu da koristim kao model?
•  Koji trenutni projekti mogu predstavljati prepreku u realizaciji novih?
•  Da li su očekivanja zainteresovanih strana (stejkholdera) realna?
•  Gde možemo da napravimo kompromis?
•  Da li ovaj projekat doprinosi sveobuhvatnom ostvarivanju ciljeva kompanije?

Project portfolio izveštaj omogućava kompanijama da razlože svaki detalj posmatranog projekta – budžet, resurse, zadatke, vremenska ograničenja i ciljeve. Koristeći analizu predloženih projekata, poređenjem sa trenutnim projektima, kompanija može odrediti na koje rizike, kako pozitivne tako i negativne, treba da posebno obrati pažnju. Naravno, dostupnost relevantnim informacijama dovoljnog nivoa detaljnosti je temelj svake analize.

Izveštaj treba da bude jasan, jednostavan i transparentan i samo tako može pomoći brzom, jednostavnom i efikasnom odlučivanju.

 f 2. Realizacija, praćenje i kontrola projekta u fazi izvršenja

 f

Tokom realizacije projekta, koristeći ključne indikatore koji ilustruju troškove nasuprot prihodima, organizacija može da odredi koji projekti dobro napreduju. Osnovu za kvalitetno izveštavanje tokom realizacije projekata daju odgovori na ključna pitanja:

•  Koje ciljeve želite da postignete nakon realizacije portfolija projekata?
•  Koji indikatori performansi će to kvantifikovati?
•  Koji nivo detaljnosti informacija je relevantan za odgovarajući nivo odlučivanja?
•  Da li su informacije tačne, pouzdane i pravovremene?
•  Da li je moguća adekvatna prezentacija zaključaka (kroz dashboard ili sl.)?

Da bi se definisao proces izveštavanja tokom realizacije projekata mora se poći od krajnjeg korisnika, odnosno menadžmenta i strateških ciljeva organizacije.

To će pomoći da se osiguramo od upadanja u zamku potpune nekorisnosti navedene u citatu Petera Druckera na početku ovog teksta, da efikasno radimo ono što nije trebalo raditi uopšte. Podrazumeva se, naravno, da pritom imamo kvalitetan, kvalifikovan i dobro obučen menadžment koji jasno zna šta hoće i adekvatne indikatore performansi čije će praćenje usmeriti ka ostvarenju zadatih korporativnih ciljeva.

Postoji širok spektar softverskih alata koji može pomoći u kreiranju i oblikovanju portfolio izveštaja. Počev od jednostavnih, do veoma komplikovanih modela u Excelu, preko kompleksnih softverskih rešenja kao što je EPPM (Enterprise Project Portfolio Management). Sve su to alati koji utiču na poboljšanje procesa odlučivanja. Oni pružaju kompletnu sliku, pravovremenu vidljivost svih relevantnih informacija, tako što omogućavaju jednostavno i transparentno odlučivanje. To je sve neophodno za upravljanje promenama na portfoliju projekata na vreme, u sklopu budžeta i sa integrisanom kontrolom kvaliteta i projektovanja.

d

3. Zatvaranje, arhiviranje i pravljenje baze znanja naučenih lekcija

Održavanje i dalji razvoj projektnog know-how-a je jedan od važnijih zadataka ozbiljne projektne organizacije. Osnovni faktori aktivne, dobro organizovane baze znanja su:

•  balans između „davanja“ i „uzimanja“,
•  vrednovanje onih koji dostavljaju informacije,
•  isticanje važnosti baze znanja,
•  naglašavanje mogućih opasnosti od potencijalnog gubitka informacija.
• Većina današnjih sistema izveštavanja usmerena je na kontrolu. Prema mom uverenju, ključ kvalitetnog portfolio menadžment izveštavanja je u sledećem:
•  fokus bi morao da se stavi na krajnji rezultat,
•  trebalo bi voditi računa da se ne pretera sa informacijama, da njihova količina bude adekvatna za donošenje prave odluke (manje je više),
• valjalo bi da se sačuva organizaciona klima zasnovana na poverenju i transparentnoj „kulturi greške“,
•  timski rad.

Ovo je bilo moje iskustvo sa portfolio izveštajem čiji je cilj, kao i svakog izveštaja, da pomogne u donošenju pravih odluka.