NE OBLAČITE SE SLOJEVITO! - IZVEŠTAJI ZA MENADŽMENT MAJA VERLAŠEVIĆ, HEAD OF FINANCE AND ACCOUNTING, GEBRUDER WEISS
Maja Verlašević, Head of Finance and Accounting u komapniji GEBRUDER WEISS[/caption]
h
U vreme starog Rima domaćinstva su sve svoje prihode i troškove beležili u codex accepti et expensi odnosno, knjigu primanja i izdavanja. Tek od industrijske revolucije, sredinom 19. veka, troškovi nisu samo beleženi, već su i korišćeni kao osnov za sve kalkulacije. Kasnih pedesetih usledila je promena paradigme, pa se od jednostavnog razmatranja samo troškova, fokus prebacio i na druge relevantne informacije, a sve u cilju podrške u procesu odlučivanja.
Važno je zapamtiti sledeće:
Dobar sistem izveštavanja ne čini kompaniju uspešnom. Čine je ljudi u organizaciji!
Nedostatak izveštavanja na različitim nivoima neće registrovati uspehe i ciljeve zaposlenih, čime će izostati svaka akcija i reakcija. U nastavku je nekoliko bitnih stavki o kojima bi trebalo povesti računa prilikom izveštavanja:
- Ko sve mogu biti zainteresovane strane izveštavanja? Top-menadžment, izvršni direktori, državne institucije, vlasnici, poverioci, klijenti, javnost.
- Kada je izveštavanje zakonska obaveza? Godišnji izveštaj kompanije, izveštaj revizora, poreski izveštaji i svi ostali izveštaji koji postoje da bi ispunili zakonske zahteve.
- Izveštavanje u cilju razvoja PR. Izveštaji o opštem napretku poslovanja korisni su za jačanje dobrog imidža kompanije i razvoja odnosa sa javnošću.
Kreativno razmišljanje
Izveštaji za menadžment bitan su instrument merenja i kontrole, kao i početna tačka za sva buduća planiranja. Izuzetno važno je identifikovanje korisnih mera - KPI koji će menadžmentu dati tačnu sliku svakodnevnog poslovanja. Odgovarajuće mere variraju zavisno od tipa organizacije i industrije. Zajedničko svima je da izabrani parametri i mere pomažu i objašnjavaju finansijske performanse kompanije. Kako nema striktnih pravila kada su u pitanju racio brojevi i tipovi izveštavanja, u finansijama se sklapa dobar izveštaj.
Dobar izveštaj mora da ima samo i jedino one podatke koji su menadžmentu potrebni prilikom odlučivanja, i to onda kada ih menadžment treba, u formi koja im treba, i koja im pomaže u razumevanju i stimuliše dalje akcije.
Dobra informacija
Informacija je vredna ukoliko utiče na odlučivanje i vodi ka pravim i ispravnim akcijama. Vrednost informacije mora biti veća od njene cene. Cena dobre informacije meri se količinom angažovanog kapitala i vremena koje je utrošeno da bi se prava informacija pripremila. Jedino na ovaj način, kada je vrednost veća od troška, informacija ima smisao i svoju dodatu vrednost.
Uloga finansija
Finansije moraju da razumeju procese poslovanja u kompaniji. Finansije moraju da analiziraju operativne korake i razmišljaju kreativno kada dođe do izbora najprikladnijeg indikatora performansi. Sve se više teži tome da finansije dobiju funkciju kliringa za sve informacije koje se dostavljaju menadžmentu, finansijske i nefinansijske. U tom smislu kompanije investiraju u planiranje poslovnih resursa (ERP) kao i svu drugu tehnologiju koja može pomoći da se postigne više.
Koliko je kompanija jaka pokazuju softveri koje ona koristi, a koji treba da obuhvate što više poslovnih funkcija i da imaju mogućnost da se prilagode njenim konkretnim potrebama. Finansijski direktori moraju imati za cilj da usavrše i poboljšaju kvalitet upravljanja informacijama organizacije, ukoliko žele da ispune ambiciju svoje uloge i uticaja na donosioce odluka. Koliko dobro finansijski direktori vide kvalitet informacije koju proizvedu za menadžment, toliko dobro njihove organizacije koriste informacije kao pomoć prilikom odlučivanja.
Izveštaj za menadžment moćno je sredstvo komunikacije u kompaniji pa se potrudite da govorite istim jezikom. Način na koji se informacija prezentuje treba da odgovara načinu na koji se ona prihvata. Sa kraćim rokovima i hitnijim zahtevima, izveštavanje napušta svoju pisanu formu i sve češće ima neki novi vizuelni i mobilni oblik. Dostupan je veliki broj mobilnih instrumenta sa različitim funkcijama.
Potrebno je fokusirati se na najmanji broj alata koji na što bolji način odgovaraju zahtevima analize, a nikako suprotno! Provesti ma-nje vremena u proveri podataka, umesto u analizi sadržaja. Postaviti sistem izveštavanja sa jasno definisanim koracima, odgovornostima i rokovima dostavljanja što će omogućiti brzu reakciju na svaku promenu zahteva.
Balansiranje istorijskih i budućih performansi sledeći je uslov dobrog izveštavanja. Da bi slika bila kompletna, neophodno je integrisati i nefinansijske indikatore koji se odnose ne samo na tržišno okruženje, već i na sistem vrednosti unutar kompanije. Upravljačke informacije koje uključuju i informacije sa tržišta odličan su reper za merenje performansi.
Izgled, sadržaj i grafikoni u izveštaju veoma su važni jer bitno utiču na čitanje informacije.
Harmonizovati i integrisati sistem izveštavanja. Potrebno je postaviti standardizovane principe koji će pomoći boljem razumevanju procesa i njihovih rezultata. Sadržaj izveštaja mora imati logičku strukturu, uzimajući u obzir karakteristike kompanije.
Jednostavnost i prepoznatljivost su glavni!
I na kraju, manje je bolje. Nemojte da uvek slušate savet dr Macure - Ne oblačite se slojevito!