NEMA VIŠE GLAVOBOLJE, TU JE IBCS STANDARDIZACIJA! BOJANA PEJČIĆ, DIREKTOR KONSALTINGA MENADŽMENT CENTRA BEOGRAD

Verovatno ste čuli priču o dvojici prodavaca cipela koje su poslali u Afriku. Nakon nekog vremena, prvi se javlja centrali sa informacijom: „Situacija je beznadežna, ovde svi idu bosi.“ Kompanija pošalje drugog prodavca i posle nekog vremena dobija izveštaj: „Ovo je fenomenalna prilika, ovde niko ne nosi cipele!“ Dakle, gde jedan vidi problem, drugi vidi priliku!

Mi u MCB-u svakodnevno se suočavamo sa sličnim dilemama kada govorimo o promeni načina izveštavanja. Kada spomenemo controllerima promenu načina izveštavanja i IBCS standarde, reakcija nekih je kao u prethodnoj anegdoti: „To kod nas jednostavno ne može da funkcioniše!“ Sa druge strane, ima onih koji su oduševljeni: „Ovo je sjajno! Moj menadžer će biti zadovoljan. Jedva čekam da napravim svoj novi izveštaj po IBCS standardima.“

Obučila sam više od pet stotina sjajnih menadžera, controllera i analitičara i radila kao konsultant na projektima izveštavanja za neke od najboljih kompanija u Srbiji. Ono što moram da priznam kada su izveštaji u pitanju je da postoji ogroman jaz između menadžera sa jedne strane i controllera sa druge strane. Kada razgovaram sa menadžerima, najčešće čujem sledeće:

„Hoću da dobijem jednostavan izveštaj, kratak, tačan sa jasnim porukama da mogu brzo da donesem odluku. Hoću odmah da vidim šta se dešava. Nemam vremena da tumačim kompleksne Excel tabele. Hoću da me moj controller spase!“

Sa druge strane, controller često kaže sledeće:

„Ja moram mom menadžeru da dam sve informacije u Excelu. Ne smem ništa da propustim. Ne mogu ja da mu dajem preporuke, pomisliće da hoću da mu uzmem posao. Ipak je on taj koji odlučuje.“

Kako rešiti ovakvu situaciju i od izveštavanja koje svima zadaje užasnu glavobolju, napraviti koristan, kreativan i zabavan proces? Odgovor su IBCS standardi za izveštavanje.

IBCS je skraćenica od International Business Communication Standards, odnosno Međunarodni standardi za poslovnu komunikaciju. To su smernice za pravilan koncepcijski, percepcijski i semantički dizajn poslovnih izveštaja i prezentacija. Ovi standardi zasnivaju se na poznatim SUCCESS pravilima, koje je osmislio profesor Rolf Hichert. IBCS standardi trenutno doživljavaju ekspanziju u svetu, a posebno na nemačkom govornom području. Sa druge strane, u Srbiji situacija oko standardizacije izveštavanja je dosta slaba. Na osnovu Controlling panela 2015. došla sam do informacije da preko 50% kompanija nema standarde u izveštajima.

Zašto je važno da imamo standarde u izveštavanju?  Standardizacija je prisutna u mnogim oblastima – muzici, građevini, elektronici. Ukoliko bismo slušali Šopenovo delo na klaviru ili violini, čuli bismo istu kompoziciju. Kako je moguće da jedan pijanista i violinista sviraju isto? Zato što postoji standardizacija u vidu nota. Kad muzičari imaju svoje standarde, kako je moguće da u kompanijama ne postoji standardizacija u izveštajima? Kada postavim pitanje o standardima, controlleri kažu da je svaki sektor priča za sebe. Svako sastavlja drugačiji izveštaj, u drugačijem šablonu, sa drugačijim bojama i oznakama. Poruke u izveštajima ne postoje. Ovo otežava razumevanje i komunikaciju, a da ne govorim o dragocenom vremenu koje menadžer troši da bi razumeo šta je autor izveštaja hteo da saopšti. Zato je važna standardizacija, da bi se formirao jedan isti jezik za izveštavanje na nivou kompanije.

IBCS standardi su jednostavni. Cilj IBCS-a je u jednostavnim i logičnim prikazima, kako bi menadžment mogao lako da donese odluku. Svaki izveštaj sadrži pet osnovnih elemenata, a to su:

1. Poruka. Ona stoji na vrhu svakog izveštaja. To je ona bitna informacija koju menadžer mora da dobije i na koju mora da obrati pažnju.
2. Slika. Svaka poruka je podržana odgovarajućom vrstom grafikona, ili standardizovanom tabelom. Postoje jasno definisana pravila kada se koristi koja vrsta grafikona da bi se poruka u potpunosti prenela.
3. Naslov. Izveštaj mora da ima naslov, koji po pravilu pišemo u tri ili četiri reda. Sve elemente koje smo stavili u naslov ne ponavljamo u vizuelnom prikazu. Na taj način dodatno rasterećujemo izveštaj od nepotrebnih elemenata.
4. Naglašavanje. Onu ključnu cifru koju smo naveli u poruci, naglašavamo u izveštaju. Štedimo vreme menadžeru time što mu odmah skrećemo pažnju na ono što je suštinski važno.
5. Izvor informacija. U ovom delu navodimo ko je radio izveštaj i odakle smo dobili podatke.

U nastavku je primer dva izveštaja. Jedan je urađen pre primene IBCS standarda („pre“), a drugi posle primene („posle“). Kada na ovaj način izveštavamo dajemo transparentne informacije menadžeru i vizuelno signaliziramo gde su najveće varijanse. Razlika je očigledna, zar ne?

h

PRE

j

j

POSLE

h

j

Menadžment centar Beograd je jedini sertifikovani centar u Srbiji i regionu koji vodi Akademiju izveštavanja koja zastupa IBCS standarde. Kompletna akademija sastoji se iz četiri nivoa:

1. IBCS standardi
2. Napredni grafikoni
3. IBCS standardi u Excelu
4. Sertifikacija.

Nakon kompletne Akademije polaznici stiču odličnu osnovu za primenu IBCS standarda u svojim kompanijama.

IBCS standardi su za sve! Gde god postoje izveštaji, u bilo kom sektoru, imaju svoju primenu. Iako je tehnologija dostigla svoj vrhunac i mislimo da smo sve već videli, nije tako. Vreme izveštavanja tek dolazi. Tačno je da je Hichert osmislio pravila za sve, ali i pored toga ova standardizacija je izuzetno kreativna i pruža neograničene mogućnosti. Tako da, dragi controlleri, analitičari, prodavci, HR-ovci i svi ostali koji pravite izveštaje, pomozite svojim menadžerima da brzo donose odluke. Jedna od odluka može biti i da vam povećaju platu, zbog novih i unapređenih izveštaja. Vidimo se na Akademiji izveštavanja!