Prodajni izveštaji - osnova za praćenje poslovanja, Anja Atanasijević, Sales Reporting and TTS Supervisor, Nestlé Adriatic

Izazovi koji pred kompanije stavljaju stalne promene na tržištu značajno su uticale na način poslovanja danas – većina kompanija se okreće uštedama, zahtevajući isti ili veći učinak i nivo efikasnosti.  Malo je onih koje su kao kompanija Nestlé prepoznale važnost dobre organizacijske kulture, otvorene komunikacije, visoke poslovne etike uz marljivost i predanost zaposlenih kao temelje za ostvarivanje trajnog uspeha.

Šta su prodajni izveštaji?

Prodajni izveštaji temelj su za donošenje većine poslovnih odluka, te za praćenje njihove realizacije jer jasno prikazuju trend poslovanja. Sastoje se od niza analiza koje se izrađuju sa ciljem da na pravi način prikažu stvarno stanje prodaje, dubinu distribucije artikala, rast kupaca i njihovo učešće na tržištu, kao i performanse svih činilaca koji doprinose tom kompleksnom procesu, kao što su individualna ostvarenja ciljeva prodajnih predstavnika. Ovakvi izveštaji rade se svakodnevno, mesečno, kvartalno i ad-hoc. Konstantno se unapređuju i prilagođavaju dinamičnim potrebama biznisa, što znači da se mogu prikazati iz različitih uglova – upoređujući trenutne podatke  o prodaji sa određenim periodom, kategorijom, tipom kupca i slično. Nestlé samo u Srbiji ima više od 500 različitih artikala - celokupno poslovanje i odluke koje se donose zavise od tačnosti podataka prikazanih u prodajnim izveštajima. Dobro postavljeni procesi i alati koje imamo danas omogućavaju nam dubinsku analizu podataka po svakom faktoru, do nivoa proizvoda.

Važno je postaviti prodajne izveštaje na način da se brzo i efikasno svakodnevno izrađuju, što znači da nećemo utrošiti mnogo vremena za analizu i tumačenje. Naročito je važno da daju prikaz iz svih uglova, onako kako menadžment to zahteva, a time će ostati više vremena za akciju. Tačnost podataka, jasni planovi, kreativnost u rešavanju problema i otvorena komunikacija prioriteti su svih funkcija unutar naše organizacije.

Koji su ključni faktori za dobro obavljen posao?

Da biste uradili dobar izveštaj, odnosno prikazali suštinu i ključne podatke na ispravan način, neophodno je da poznajete oblast koju obrađujete i da imate prave alate za analizu. Tako je uz dobro biznis znanje, važno da uvek potražite dodatne izvore ideja poput korisnih iskustava kolega iz srodnih sektora i sa drugih Nestlé tržišta, ili nadogradnju znanja dodatnim treninzima na temu efikasnog izveštavanja.

Nestlé je još 2003. implementirao SAP što umonogome olakšava naš svakodnevni posao, te nam omogućava izradu preciznih i tačnih izveštaja sa podacima u realnom vremenu. U okviru naše kompanije postoji odeljenje koje timu prodajne administracije pruža tehničku podršku za postavljanje izveštaja koji su automatizovani i pregledni.

Dodatno, u kompaniji je snažno razvijen program mentorstva i deljenja znanja, koji čini važan  deo organizacijske kulture.  Uloga starijih, iskusnijih kolega je da mentorišu manje iskusne članove koji, sa druge strane, najviše doprinose novim idejama i elanom. Najveća privilegija je imati motivisan, kreativan i efikasan tim, ali da biste time mogli da se pohvalite, prvo morate da se trudite da pružite takav primer.

Kako napredovati i dalje?

Nije uobičajeno s lakoćom prihvatiti promene, čak ni one na bolje, zato najveći trik i leži u tome da ne posustanete ako znate da imate nešto što može biti dobro i korisno. Kada napravite nov izveštaj ili unapredite postojeći, morate se posvetiti tome da on dobije svoju svrhu, da doda vrednost poslu koji radite.

Za mene je dobar lider onaj koji usmerava, podstiče, ali i ostavlja prostora za slobodnu organizaciju i računa na individualnu odgovornost prema poslu svakog od članova tima. Znate da ste u tome uspeli kada vam ljudi sami predlažu ideje i rešenja, konsultuju se sa ostalim kolegama i hrabro pokušavaju da naprave nešto bolje od onog što ste radili do juče.

Autro teksta je Anja Atanasijević, Sales Reporting and TTS Supervisor, Nestlé Adriatic.

Tekst je preuzet iz Controlling magazina 06.