Davanje povratne informacije
Sledeća opšta pravila čine da feedback bude prihvatljiv za primaoca:
- Koristite rečenice sa „ja“.
- Dajte feedback odmah (ako je moguće).
- Feedback bi trebalo da se uglavnom fokusira na jake strane.
- Budite otvoreni i iskreni.
- Fokusirajte se na ponašanje a ne na osobu.
Konkretnije: Davanje feedbacka obuhvata sledeća 4 aspekta:
- Koje ponašanje sam konkretno uočio? Opisati!
- Kako se zbog toga osećam?
- Koja bi mogla da bude alternativa (ponašanja)?
- Zašto ti nudim ovaj feedback
Jednostavni model
SKS feedback-a obuhvata proces kojim pitamo druge šta bi nam savetovali da:
Prestanemo da radimo (
Stop doing),
Nastavimo da radimo (
Keep doing)
Počnemo da radimo (
Start doing)
Stop
Da li dobijate informaciju da treba da odustanete od nečega što smatrate svojom prednošću, veštinom ili jakom stranom?
Da li je Vaša prva misao da će napuštanje ovog ponašanja imati velike posledice?
Ukoliko prestanete sa određenim ponašanjem, koje Vam se sve nove opcije otvaraju?
Keep
Šta je to što dobro radite, a drugi Vam kažu da treba još više/češće da radite?
Šta mislite da će se desiti ukoliko određeno ponašanje koristite češće?
Kako će to uticati na Vašu efektivnost i zadovoljstvo poslom?
Start
Da li Vam ljudi preporučuju nešto što Vam se čini čudnim ili Vas možda i plaši?
Šta čini da Vam je to ponašanje neprijatno?
Kako to da Vam drugi savetuju određenu vrstu ponašanja? Koje koristi oni vide za Vas, grupu, okruženje?
Primanje povratne informacije
Većini ljudi nije prijatno slušati negativni feedback, čak i kada je izrečena sa dobrom namerom. Jedini način da svoje veštine usavršimo jeste spremnost slušati i razmisliti o tome kako nas drugi vide. Često se dešava da nas drugi gledaju na drugačiji način, pa čak i imaju odgovor na neko naše pitanje. Možda se neko našao u sličnoj situaciji i uspešno je rešio, zato pre svega treba pažljivo slušati osobu koja nam daje povratnu informaciju.
Pre nego što krenemo sa davanjem feedback-a potrebno je savladati veštine primanja. Prilikom primanja feedback-a obratite pažnju na sledeće:
- Aktivno slušajte (i ćutite!) - Potpuno utišajte unutrašnje glasove, obratite potpunu pažnju na sagovornika i slušajte bez prosuđivanja. Feedback je namenjen samo Vama i nije specijalno važno da date svoj komentar ili stav o feedback-u koji dobijate. Možete čak i da zapišete nešto od onoga što ste čuli, ukoliko smatrate da Vam može koristiti.
- Razmislite – ne branite se - Pre nego što krenete u bilo kakvu akciju i reagujete na dobijeni feedback, razmislite o percepciji i „mapi“ osobe koja Vam ga je dala. Imajte na umu da mi primećujemo samo ono što postoji u našoj „mapi“. Eventualno zatražite dodatno objašnjenje ili primere koji bi mogli da Vam pomognu da poboljšate svoju veštinu ili ponašanje. Kroz kratku rekapitulaciju možete da proverite da li ste dobro razumeli sagovornika. Raspravljanje, opovrgavanje, minimalizovanje ili opravdavanje sa vaše strane su besmisleni jer je feedback mišljenje druge osobe o onome što vidi kod Vas i u Vašem ponašanju. Razmislite postoje li obrasci, odnosno kako se ono što ste čuli uklapa sa onim što su Vam drugi ljudi rekli ranije.
- Zahvalite se - Ovo je važan korak u procesu primanja feedback-a. Feedback je poklon i postupite sa njim kao i sa svakim poklonom - zahvalite se i kasnije razmislite šta ćete uraditi sa njim. Primanje feedback-a je važan preduslov za razvoj sposobnosti i razumevanje osnovne vrednosti njegovog davanja. Sposobnost primanja feedbacka je centralna aktivnost za kontinuirano učenje i razvoj, kao i ključ zdravih odnosa u poslu i životu. Ukoliko dosledno primenjujete princip da je sve feedback, pretnja od neuspeha se gubi.
Vežba
Dajte feedback na sledeće situacije:
- Na sastanku ste sa klijentima. Sastanku prisustvuje i Vaš kolega koji Vas stalno prekida dok govorite. Voleli biste da mu kažete kako Vam to smeta i da ne biste voleli da se to ponovi na sledećem sastanku.
- Koleginica koja je tek počela da radi u Vašem sektoru preuzima ideje drugih ljudi i predstavlja kao svoje. Iako još uvek nije uzela ni jednu Vašu ideju, voleli biste da joj kažete da Vam smeta kada vidite da to radi.
- Pišete plan poslovanja za narednu godinu. Delove plana piše Vaš kolega koji kasni sa predajom, Vi ste onemogućeni da završite svoj deo posla. Dugo saradjujete sa kolegom i voleli biste da se ovakva sitacija više ne ponavlja.
- Vi ste menadžer projekta nastupa kompanije na sajmu. Kolega, koji je skoro postao Vaš šef, ne obavlja ništa od zadataka za koje je odgovoran na ovom projektu. Nalazite se u situaciji da se rokovi bliže kraju. Kako biste mu to rekli?
- Nakon dužeg rada u kompaniji unapredjeni ste na poziciju šefa sektora i nadredjeni ste kolegama sa kojima ste radili. Jedan od zaposlenih nije obavio ništa od dogovorenog na prethodnom sastanku sektora. Bliži se sledeći sastanak. Kako ćete mu reći?