To “BI”, or not to “BI”?, Milan Listeš, Vođa BI odeljenja, Adacta, Hrvatska

Projektni pristup uvođenju rešenja za Business Intelligence (BI) je tema sa kojom se veliki broj kompanija prvi put susreće u ovoj deceniji. Sektor controllinga često predstavlja ulaznu tačku za analitička rešenja, a s obzirom da se radi o mladoj poslovnoj grani u regionu, jasno je da se veliki broj controllera prvi put nalazi u ulozi vođe projekta uvođenja BI rešenja u svoje kompanije.

Već prvi korak predstavlja izazov controlleru, a to je odabir rešenja koje je najprikladnije za poslovanje njegove kompanije. Na tržištu se nalazi veliki broj vendora koji nude različita rešenja. Gruba podela na tržištu je podela na velike stack vendore i na self-service rešenja. Jedan od vendora na tržištu koristi slogan It's All About Asking and Answering The Next Question što je zanimljiva smernica controlleru u kojem smeru treba krenuti. Controlleri žele odgovore na pitanja koja imaju i to bez potrebe za čekanjem tog odgovora od IT odeljenja ili nekog drugog korisnika. Ukoliko alat omogućava korisniku da sam odgovori na poslovna pitanja koja ima, verovatno je kompanija na pravom putu uvođenja fleksibilnog rešenja. U procesu potrage, kompanije se često odlučuju na raspisivanje tendera kao prvog koraka u odabiru rešenja. Ne radi se nužno o pogrešnom koraku, ali je činjenica da se tenderski upitnici fokusiraju na tehničke karakteristike rešenja. Ne dovodi se u pitanje da moderno BI rešenje mora biti fleksibilno i tehnički kvalitetno, ali uvođenje BI rešenja u kompaniju predstavlja poslovni projekat i kao takav zahteva korisničku validaciju. Fleksibilnost BI rešenja se najbolje može videti kroz pilot projekat čiji je cilj da u nekoliko dana pokuša rešiti analitički problem koji korisnici imaju. Upravo zbog direktnog kontakta sa korisnicima, pilot projekat se u procesu izbora rešenja pokazuje kao optimalan pristup.

Naravno, pravi izazov dolazi tek nakon odabira rešenja. Glavno pitanje koje se postavlja pred controllerom je definicija cilja uvođenja BI rešenja. To je najčešće da se iz teško preglednih skupova neobrađenih podataka kreiraju razumljive informacije. Controller pred sobom ima za cilj da poveća kvalitet procesa donošenja odluka na svim nivoima u kompaniji. Kao i u svakom projektu, cilj je definisan opsegom, vremenom i budžetom, a ključni zahtev je balans tih ugovorom definisanih stavki sa željama i potrebama koje imaju korisnici. Bliska saradnja klijenta i implementatora je ključna za sprovođenje promena kod korisnika koji uvek pokazuju otpor prema promenama. Iskustvo implementatora sa uspešnih projekata pokazuje kako je fazni pristup u BI projektu veoma efikasan način za upravljanje promenama.

Upravljanje promenama je često zapostavljeno tokom trajanja BI projekata, pa se fokus stavlja na tehnička pitanja, izveštaje, kolone, grafikone i redove. Ipak, ljudski faktor predstavlja najveći rizik na BI projektima, a rad sa korisnicima, njihova obuka, kao i change management predstavljaju ključni korak za uspešnu implementaciju. Prisutnost same tehnologije i menadžment koji je svestan da mu je ta tehnologija neophodna, su dva nužna preduslova za sprovođenje bilo kakve promene. Ipak, bez pravilnog uključivanja krajnjih korisnika u projekat, kao i promene njihovog razmišljanja, projekti ovakvog tipa su osuđeni na neuspeh. Spomenuti fazni pristup u implementaciji je ključan način na koji se rešavaju navedeni problemi. Faznim pristupom klijent uvodi BI rešenja u jedno odeljenje i sprovodi promenu nad manjim brojem ključnih korisnika. Jednom kada ti korisnici osete benefite na svom operativnom poslu, tada po principu role-modela mogu uticati i na ostale zaposlene kako bi oni brže i jednostavnije prihvatili promene.

Nakon uspešnog uvođenja BI rešenja u kompaniju, korisnici koji su prihvatili promene su u mogućnosti da iskoriste tehnologiju za brže i kvalitetnije donošenje odluka. Dodatno, saradnja poslovnih korisnika i IT odeljenja poprima sasvim novu dimenziju u kojoj svi imaju jasno podeljene zadatke. IT više ne mora trošiti vreme na pripremu izveštaja, već se može fokusirati na tačnost samih podataka u sistemima, a poslovni korisnici sa druge strane imaju samostalnost u procesu analize i odlučivanja.

Analiza ROI-a kod BI projekata je tema koja se često izbegava pod izgovorom da nije moguće meriti povrat. Ono što je važno controlleru za shvatanje je da ipak postoje različita poslovna područja u kojima rezultati uspešnog uvođenja BI rešenja mogu biti jako vidljivi i merljivi. Prvi tip ROI-a kompanija može meriti u procesnom smislu kroz kraće vreme ažuriranja podataka, izrade i dopune izveštaja, kao i analize poslovnih događaja. Drugi način merenja ROI-a može biti strateški. Nekolicina Adactinih klijenata su na temelju analiza koje su povezivale podatke o njihovom poslovanju sa podacima o tržišnim udelima i analizi konkurenata, donosili strateške poslovne odluke kao što su promena portfelja, ili uvođenje novih proizvoda, čime su bili u poziciji da poprave svoj tržišni udeo. Na kraju, merenje ROI-a može biti i na nivou operativnog poslovanja u kojem postoji nekolicina primena zavisno od industrije, kao što su optimizacija transportnih ruta, analiza osetljivosti cene i cenovnih politika; analiza upravljanja zalihama u industrijama maloprodaje, veleprodaje i distribucije ili upravljanja rizicima i produktnim portfeljom u finansijskim institucijama.

Prethodno opisani koraci ne predstavljaju recept za uspešno vođenje BI projekata, ali pružaju dobar uvid u ključne korake osobama koje se prvi put susreću sa navedenim izazovima. Bez obzira na iskustvo, saradnja klijenta i implementatora na ovakvim projektima mora biti na visokom nivou jer upravo dobra saradnja predstavlja osnovni preduslov uspešnog BI projekta.