Upravljanje troškovima

Upravljajte poslovanjem zdravo. Nemojte da se zadužujete nepovoljno i nepotrebno, to je poslovni junk-food koji guši. Zapamtite: upravljanje troškovima je zdrav stil života, a ne reakcija kada organizam, odnosno firma, već počne da 'trokira'.

Dragi čitaoci, obraćam vam se sa željom da probam da vam približim način na koji je moguće razumeti upravljanje troškovima preduzeća, a da nije potrebno biti vrhunski finansijski stručnjak. Naravno, da biste potpuno uspešno vodili firmu, svakako je potrebno imati u timu 'finansijaše' i deo koji se odnosi na finansije treba njima ostaviti. Ali, suština je sledeća. I finansijski menadžeri, uz ostale, samo su jedan segment upravljanja preduzećem i jedan organ u organizmu zvanom 'firma'. Svakodnevno čujemo fraze: "Preduzeće je organizam, firma je kao telo...". A znate šta...? Stvarno je tako. Evo i zašto.

Firma kao organizam

Hajde da neko preduzeće posmatramo kao ljudski organizam, sa svim organima: srce, mozak, pluća, skelet, mišići, čulni organi. Kao i u firmi, i u ljudskom telu se odvijaju procesi, to svi znamo. Čovek mora da jede da bi hranom obezbedio potrebnu količinu jedinjenja materija za funkcionisanje organizma. Ta se hrana vari, ide u krvotok, raznosi po organizmu, dišemo, spavamo, mislimo, smejemo se, proizvodimo potrebnu energiju i svi ti procesi nas čine onakvim kakvim nas ljudi vide. Skoro pa identično je i u preduzecu. Ali, vratimo se na troškove. Voleo bih da zapamtite jednu rečenicu: Da biste se dobro osećali, lepo izgledali i dugo živeli, morate da vodite zdrav život. Kakva misao!? Morate da vežbate i budete aktivni. A verovali ili ne, tako je i u poslovanju. Da bi preduzeće dugo živelo, mora zdravo da se vodi politika troškova. Znate koliko je loše i nezdravo ugojiti se i imati viška sala? U organizmu 'firma' tretirajte salo kao obaveze (dugove) koji guše poslovanje. Nezdravo trošenje novca i zaduživanje opterećuje život i funkcije preduzeća na isti način kao što salo opterećuje ljudski organizam. Preduzeće, da bi živelo, mora da ima zdrave troškove, da vežba i bude aktivno. Čim se aktivnosti stišaju, opadaju prihodi, a obaveze, odnosno salo, rastu. Potpuno identično kao u organizmu.

Ekstremne mere

Znate šta većina ugojenih prvo uradi kada shvati da salo uzima danak? Otpočne rigorozne dijete, gladovanje, uskraćivanje slatkiša i ostalih predivnih stvari, krene da se muči, vežba po teretanama i vuklja po biciklističkim stazama. Ovaj vid mršavljenja je ekstreman šok za organizam koji, kada se završi, ostavi telo slabije i ranjivije nego što je bilo, i potrebno je dosta vremena da se organizam u potpunosti oporavi. Svedoci smo smrtnih ishoda dijeta i razvoja bolesti kao što su anoreksija, bulimija i ostale grozne pojave. Da li znate šta rade menadžeri kada se opuste pa salo, odnosno obaveze krenu da guše preduzeće? Potpuno isto - krenu na dijetu. Počinju sa sečom troškova i izbacivanjem svega što može da potroši pare. Ovo je jednako veliki stres za firmu kao i dijeta za ljudski organizam. Dijeta preduzeća se direktno odražava na poslovanje, odnosno život i može ostaviti duboke posledice. Ako se sa dijetom pretera i firma počne da štedi na kvalitetu svog proizvoda, odnosno oduzme vrednost potrošaču, smrt je vrlo realna posledica. Potrebno je puno vremena da se poslovni organizam oporavi od dijete i da ponovo krene u normalan život.

Zdravo upravljanje

Uzročnici gojaznosti mogu biti raznovrsni: loša ishrana, neaktivnost, nekada i genetska predodređenost. Dobra vest je da većina ovih faktora može biti uravnotežena zdravim životom. Nemojte dolaziti u situaciju da držite dijete, živite zdravo. Upravljajte poslovanjem zdravo. Nemojte da se zadužujete nepovoljno i nepotrebno, to je poslovni junk-food koji guši. Zapamtite: upravljanje troškovima je zdrav stil života, a ne reakcija kada organizam, odnosno firma, već počne da 'trokira'. Hajde da vidimo kako pojedini 'organi' u 'firmi' funkcionišu i na koji način oni mogu da doprinesu zdravom životu, odnosno zdravom upravaljnju troškova.

Krenimo od HR-a

Možda ste pomislili da je hrana kojom se organizam 'firma' hrani, novac. Nije. Novac je energija koja je potrebna da bi organizam živeo, ono što u hrani nazivamo kalorijama. Kada je nešto bogato kalorijama znači da proizvodi puno energije, ali ako se ta energija ne potroši na pravi način, odlazi u salo. Ako nešto bogato novcem unesemo u preduzeće, a ne potrošimo ga na pravi način, on propada, a nama ostaje salo u vidu dugova. A ako ga potrošimo na pravi način ide u mišiće (bankovni račun, imovina). Dakle, hrana koja proizvodi energiju i pokreće preduzeće su ljudi. Oni koji u njemu rade. Sektor za upravljanje ljudskim resursima ili skraćeno HR je filter koji regrutuje i raspoređuje ljude na njihove funkcije. Ljudi naravno koštaju, i to puno. Ako se regrutuju neadekvatni kadrovi i rasporede na pogešna mesta, oni će samo praviti troškove, a neće kreirati nikakvu vrednost za kompaniju. Praksa je pokazala da takvi zaposleni mogu da provedu i po godinu dana trošeći novac, a ne isporučujući rezultat. Pravi junk-food, ne proizvodi ništa osim sala. Dobra selekcija i alokacija kadrova značajno utiče na menadžment troškova i zbog toga vidimo značaj ovog odeljenja. Takoreći, oni su usta i stomak firme.

Sektor nabavke

Da li postoji neko u sistemu ko mora da vodi računa o potrošnji novca više od sektora nabavke? Možda i postoji, ali ovi ljudi su pravi maheri u potrošnji para. Zato je bitno da HR rasporedi pravog čoveka ovde, jer u protivnom velike količine novca mogu biti neadekvatno potrošene. Pregovori sa dobavljačima, pronalaženje najbolje ponude i kupovina u pravom trenutku su samo neki od načina da se utiče na troškove. Bitna poruka za nabavku je 'don't get locked'. Ili drugim rečima, ne dozvolite da vas dobavljač 'zaključa' i bude jedini koji može da isporuči traženo. Njegova pozicija je tada jaka i negativno se odražava na cost-management.

Menadžment

Mozak organizma 'firma' je naravno menadžment kompanije. I ovde HR ima ulogu pravog odabira. Menadžment upravlja kompanijom i donosi odluke vezane za poslovanje. Dobra analiza, razmišljanje i anticipranje trendova utiče na donošenje pravih odluka. Donošenje pravih odluka ima za posledicu adekvatno trošenje novca što kasnije direktno vodi u finansijsku stabilnost i zdravlje preduzeća-organizma. Ponekad se menadžment opusti pa stihijski reaguje na troškove - dijetom. Već sam pomenuo šta se dešava u tom slučaju.

Odeljenje finansija- srce i krvotok

Hm... ovde postoji mala razlika u odnosu na ljudski organizam, ali je funkcija manje-više ista. Srce pumpa krv koja ceo organizam snabdeva neophodnim tvarima za funkcionisanje, kiseonikom, proteinima, mastima, šećerom, i tako dalje. Osnovna razlika je ta što u organizmu mozak ne može da naredi srcu da stane, u preduzeću može. Doduše, možda je neko i uspeo da zaustavi srce namerno, ali nije preživeo da nam to ispriča. Finansije nas snabdevaju zdravim novcem u meri u kojoj oni misle da nam je potrebno da preživimo, snabdevaju nas informacijama o finansijskim rezultatima našeg poslovanja, donose odluke o zaduživanju i upravljaju kompletnim tokovima novca. Može se desiti da dođe do začepljenja krvnih sudova i tada sledi isto što i u telu. Svaka pogrešna odluka u ovom sektoru košta para. Znate onu izreku: 'Svaka škola se plaća...'. Ja bih dodao: 'Svaka škola se plaća... kešom'. Razmislite, videćete da je tako.

Marketing

Pa ovi ljudi su dežurni krivci za trošenje novca. Ljudi koji su redovno optuženi za 'bacanje para na gluposti'. Ali, zahvaljujući marketingu firma uspeva da plasira i proda proizvod. Marketing je prvo na šta potrošač naleti kada se upoznaje sa firmom. Marketing povezuje sve sektore ispred potrošača, možemo ga posmatrati kao kožu. I bitno je da bude lep i negovan, a ne izboran. Mada je on prvi koji strada kada se uvede dijeta i to se odmah vidi na tenu, kao i kod ljudi. S obzirom na to da je marketing veliki potrošač para, mora se strogo voditi računa o tome kako se one troše i ko ih troši. Te pare se uglavnom tretiraju kao investicija (stav ljudi koji rade u marketingu), a ne kao trošak (stav svih ostalih u sistemu). Zato je neophodno strogo voditi računa o investiranju, jer kada investicije propadnu, propadne i prihod od njih. Opet salo!

Logistika

Da li vam je poznato da samo pogrešno slaganje proizvoda na paletu može napraviti trošak. Dodatno paletno mesto se plaća. Neadekvatno skladištenje ili loše planiranje skladišta može napraviti nepotrebnu potrošnju novca. To bi bilo kao da u teretani vežbate samo ruke i noge, a stomak ne. Salo je na stomaku i opterećuje, a sve ostalo izgleda zategnuto. Ne, sve mora da se vežba podjednako.

Po pravilima prirode

Kao što rekoh, a nadam se da se to i vidi. Preduzeće zaista jeste organizam koji funkcioniše po pravilima prirode. U ovom tekstu je pomenut samo deo funkcija tog organizma, a ima ih još puno. Ne mogu sve da budu pomenute, jer bi ovaj tekst bio predugačak. Želeo bih samo da iz ovog teksta zapamtite sledeće poruke:

* Upravljanje troškovima je način života, a ne reagovanje od slučaja do slučaja. Biti zdrav i neugojen je stil života, a ne držanje dijete kada dođe leto.

* Nemojte nikada štedeti na kvalitetu i time potrošaču uzeti vrednost zbog koje je Vaš potrošač. Ovde se mnogi sapletu.

 Živite zdravo!