VODIČ KA CILJU, Marija Kostić, direktor Controllinga proizvodnih jedinica Divizije za proizvodnju kablovskih sistema, LEONI

VODIČ KA CILJU, Marija Kostić, LEONI

KPI SISTEM – VODIČ KA CILJU

Marija Kostić je od aprila 2017. direktor Controllinga proizvodnih jedinica Divizije za proizvodnju kablovskih sistema u Leoni Grupi.

KPI jeste skraćenica za Key Performance Indicator, odnosno, ključni pokazatelj performansi. Ključni pokazatelji performansi su merljive vrednosti koje pokazuju koliko je kompanija uspešna u ostvarivanju postavljenih ciljeva.

Prema tome, KPI-evi su od izuzetne važnosti za uspešno upravljanje poslovanjem, jer pokazuju menadžmentu da li je na pravom putu, i to je njihova primarna namena. Zbog toga je od suštinske važnosti da KPI-evi budu pažljivo odabrani. Loš izbor KPI-eva može navesti na potpuno pogrešne odluke,  fokusiranje na  poslovne procese koji nisu od ključnog značaja,  kao i gubljenje iz vida onih koji su zapravo kritični za uspešnost poslovanja.

Tako je, na primer, specifično da kompanije koje posluju u radno-intenzivnim granama (poput auto industrije) stavljaju fokus na KPI-eve vezane za radnu snagu, poput pokazatelja efikasnosti radne snage, broja zaposlenih u odnosu na troškove, broja zaposlenih  u procesu proizvodnje u odnosu na ukupan broj zaposlenih, fluktuacije, odsutnosti i sl. Zbog visokih zahteva za kvalitetom, KPI-evi kvaliteta poput broja reklamacija od strane kupca, vremena dorade i ostalih, zauzimaju značajna mesta u auto industriji. Sa druge strane, u kapitalno-intenzivnim industrijama (npr. duvanska), veliki značaj se pridaje efektivnosti rada mašina (OEE - Overall Equipment Effectiveness), zatim usklađenosti proizvedenog u odnosu na planirano (Conformance to Plan) itd. Pokazatelji vezani za zalihe (npr. Durations of Stock) su podjednako zastupljeni u skoro svim industrijama zbog  generalnog zahteva da što manje keša bude „zamrznuto“ u zalihama. Što se tiče finansijskih KPI-eva, sve proizvodne kompanije na vrhu liste imaju cenu koštanja proizvoda, iz prostog razloga što je ona ključni driver finasijskih rezultata. Osim cene koštanja, prodaja, profit, profitna stopa (profit u odnosu na prodaju)  i ROE (kapital u odnosu na profit) su najčešće zastupljeni finansijski KPI-evi.

Osim pomenutih, bitne smernice u kreiranju efikasnog KPI sistema jesu:

• obezbeđivanje pravovremenih i kvalitetnih podataka,
• zastupljenost kako finansijskih, tako i nefinansijskih indikatora,
• razumljivost i jednostavnost za korišćenje od strane zaposlenih na svim nivoima,
• prevashodno korišćenje za potrebe unapređenja poslovanja, pre nego kao instrument kontrole,
• razuman broj,
• neostavljanje puno prostora za proizvoljno tumačenje i manipulaciju, i
• ukazivanje na dobre rezulate i probleme.

Važno je imati na umu da jednom definisan KPI sistem treba preispitati kontinuirano, zato što se može desiti da se, usled promena u poslovanju, ukaže potreba za novim indikatorom ili da  neki od postojećih treba zameniti ili prilagoditi zbog neaktuelnosti.

Controlleri vrše konsolidaciju svih KPI-eva  u jedinstvenom formatu koji se koristi za njihovu prezentaciju, naširoko poznatom kao KPI dashboard. KPI dashboard je jedan od retkih „alata“, za koji se slažem da su suština i forma podjedanko bitne. Dakle, forma dashboard-a je od ključnog značaja za njegovu efikasnu upotrebu. On mora da bude takav da se lako i brzo čita. KPI-evi treba da budu prezentovani tako da upućuju na tačne zaključke. Uvek ih treba porediti sa definisanim ciljnim vrednostima uz vizuelno naglašenje smera i visine odstupanja stvarnih u odnosu na ciljne vrednosti. Kao ciljne vrednosti koriste se budžetirane, u nekim slučajevima i forecast ukoliko se on primenjuje u svrhu svođenja budžeta na aktuelnije pretpostavke. Dobro je da KPI dashboard bude prikazan na jednoj strani, a kao dodatak (na posebnoj strani) se može grafički prikazati trend kretanja najbitnijih indikatora u toku godine. Iz mog iskustva, dobro rešenje je i na prvoj strani prikazati  poređenje stvarnih i ciljnih kumulativnih vrednosti zaključno sa izveštajnim mesecom, a  na drugoj strani prikazati poređenje po mesecima od početka godine do izveštajnog meseca. Osim ciljnih vrednosti, za potrebe poređenja se mogu prikazati i vrednosti indikatora za prethodnu godinu (samo na godišnjem nivou).

KPI dashboard sa ažuriranim mesečnim podacima treba da bude obavezna tema u okviru mesečnog  sastanka top menadžmenta. KPI-eve prezentuje svaki od menadžera, zavisno od oblasti na koje se KPI odnosi. Tako, finansijske KPI-eve prezentuje controller ili menadžer finansija, što zavisi od organizacione strukture same kompanije. Ovaj sastanak ne treba završiti bez definisanih konkretnih mera  za otklanjanje negativnih odstupanja ili osiguranja pozitivnog trenda  u narednom periodu, ukoliko se predviđa da ima potencijalnih rizika po njihovo kretanje. Takođe, obavezno treba diskutovati i ažurirati status mera koje su prethodno definisane.

Ono što nije stereotip, već se zaista potvrdilo u praksi, jeste da KPI-eve nikako ne treba posmatrati i analizirati pojedinačno, jer to može voditi pogrešnim zaključcima, a zatim i pogrešnim upravljačkim odlukama. Tako na primer, visok indikator efikasnosti radne snage navodi nas na zaljkučak da u ovoj oblasti nema potrebe ni za kakvim korektivnim merama. Međutim, cena koštanja je veća od budžetirane, pri čemu najveći deo odstupanja dolazi iz troškova zarada. Dubljom analizom saznaje se da je razlog za to veliki prekovremeni rad. Indikator efikasnosti radne snage nam nije ukazivao na problem, jer je sat redovnog rada ekvivalentan satu prekovremenog rada u obračunu efikasnosti. Medjutm, razlika između njih dolazi do izražaja u obračunu cene koštanja, zato što sat prekovremenog rada košta više od sata redovnog rada. Ovakvo paralelno sagledavanje oba indikatora navodi nas na zaključak da se mora utvrditi uzrok visokog prekovremenog rada i definisati način kako će se njime upravljati u narednom periodu. Ovo je samo jedan od primera, a ima ih zaista mnogo, da KPI-eve (iz istih i različitih oblasti) treba staviti u jedinstven kontekst i posmatrati ih zajedno, jer je to jedini način za kreiranje potpune i precizne slike o rezultatima poslovanja.

Na kraju da rezimiram, tri ključna koraka kod primene KPI sistema jesu:

1. napraviti dobar izbor KPI-eva,
2. prezentovati ih u odgovarajućem formatu i pridati im adekvatan značaj kroz obaveznu zastupljenost na menadžment sastancima i
3. analizirati ih zajedno, bez izuzetaka, jer ukoliko je prvi korak urađen ispravno, nema KPI-eva koji su beznačajni za sagledavanje.