Da je Jozef K. bio controller, možda bi “Proces” imao happy-end! (FMEA - FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS) - Aleksandar Teofilović (Cost Controller), WEST PHARMACEUTICAL SERVICES
Možda ste, kao i autor ovog teksta, kompleksnost Procesa upoznali još u srednjoj školi čitajući o dotičnom Jozefu K., koji je opisan kao skromni činovnika koji je “zatvorenik na slobodi”. Analiza Kafkinog romana bila je izazov u tim mlađanim godinama. Godine su se nizale, a sami procesi sa kojima smo se susretali su postajali sve komplikovaniji.
Proces možemo definisati kao niz međusobno zavisnih i povezanih aktivnosti koje troše resurse (vreme, energiju, radnu snagu, novac) da bi pretvorili te iste resurse (input) u neki koristan učinak (output). Оvi učinci dalje služe kao resursi (input) za sledeću fazu u procesu, sve dok se ne postigne željeni rezultat. Dakle, proces se po definiciji sastoji od više aktivnosti ili elemenata. Ta multi-elementarna osobina procesa je nešto što otežava njegovo razumevanje, i samim tim vodi ka neizvesnosti i riziku. Rizik je nešto čega controller treba biti u najmanju ruku svestan.
Ako su procesi svuda oko nas, kako onda kontrolisati rizike koji proizlaze iz procesa? Dosta toga je napisano u poslednje vreme o tome kako analizirati i poboljšati procese. Razne metode i alatke su osmišljene kako bi se procesi pojednostavili i unapredili. Tako, na primer, LEAN metoda je posvećena eliminaciji otpada (waste) svih vrsta i samim tim poboljšanju efikasnosti procesa. S druge strane, Six Sigma metoda je fokusirana na kvalitet i nudi rešenja koja poboljšavaju kvalitet učinka (output-a) samog procesa. LEAN i Six Sigma polako postaju deo svakodnevnog žargona controllera i sa njihovim osnovama se vredi upoznati.
Cilj ovog teksta je da predoči čitaocu praktičnu primenu jednog alata koja je sastavni deo LEAN/Six Sigma programa i koji se može koristiti prilikom analize rizika koji proizilaze iz procesa. Ime alata je FMEA odnosno Failure Mode & Effect Analysis.
FMEA je razvila NASA sredinom šezdesetih godina prošlog veka za Apollo program, da bi danas FMEA stekao široku primenu u raznim industrijama, naročito u fabrikama/proizvodnji i IT sektoru. FMEA metoda se koristi za identifikovanje potencijalnih nedostataka procesa i naknadnog postavljanja tih nedostataka na listu prioriteta na osnovu:
- ozbiljnosti (severity),
- verovatnoće pojavljivanja (occurance), i
- verovatnoće detektovanja (detection) tih nedostataka.
Čitava ideja FMEA je da se istaknu slabosti kroz postavljanje liste prioriteta nedostataka u samom procesu, što se čini računanjem RPN broja. RPN broj je generisan broj zasnovan na FMEA formuli, što ukazuje na otkaze u sistemu koji zahtevaju hitnu pažnju.
U širem smislu FMEA metoda obuhvata sledeće korake:
- Proučiti proces
- Definisati moguće načine otkaza (Failure Mode) unutar procesa
- Definisati moguće efekte svakog otkaza (Potential Failure Effects)
- Odrediti ozbiljnost (Severity) svakog efekta otkaza
- Odrediti verovatnoću pojavljivanja (Occurance) svakog efekta otkaza
- Odrediti verovatnoću detektovanja (Detection) svakog efekta otkaza
- Izračunati “Broj prioriteta rizika” tzv. RPN – Risk Priority Number
- Sortirati rizike prema RPN
- Definisati aktivnosti za umanjenje kritičnih otkaza
- Izračunati nove RPN sa umanjenim ili uklonjenim kritičnim otkazima.
Da bismo približili razumevanje FMEA metode, rukovodićemo se praktičnim primerom koji je blizak svima nama. Ustati i doći na posao na vreme možemo sagledati kao jedan prilično jednostavan proces koji ipak povremeno otkaže. Da bi umanjili rizike koji se kriju iza ovog procesa, prvo proučimo ceo proces i identifikujemo aktivnosti od kojih se sastoji sam proces (prva kolona na slici dole). Iza svake aktivnosti postoji način otkaza (failure mode) koji urušava tu aktivnost, pa i ceo proces. Iza tih načina otkaza proizilaze i efekti svakog otkaza (Potential Failure Effects), koji nam zagorčavaju život. Čitava ideja FMEA metodologije jeste da se svaki od ovih otkaza boduje od 1 do 10 za ozbiljnost (severity), verovatnoću pojavljivanja (occurance) i verovatnoću detektovanja (detection). Množenjem ovih bodova dobijamo tzv. RPN broj (Risk Priority Number) koji nam služi da postavimo otkaze procesa po listi prioriteta. Otkazi procesa koji se nađu na vrhu liste, zaslužuju najviše pažnje.
Na našoj listi uočavamo da je najozbiljniji problem nemogućnost pokretanja automobila. Međutim, taj problem se ne dešava često, a i postojanje senzora za kvar automobila nam skreće pažnju da na vreme popravimo auto. Mnogo ozbiljniji problem jeste ustajanje na vreme i upravo to je ono na šta treba obratiti najviše pažnje. Korektivna akcija bila bi da se postavi nekoliko alarma za buđenje, što bi verovatno donelo rezultate.
Primer koji je predstavljen je naravno simplifikovan proces. Međutim, ista metodologija primenljiva je na vrlo kompleksne procese gde timovi procesnih inženjera i controllera sede za stolom, boduju i računaju RPN brojeve. Velika prednost FMEA je da vas primorava da stavite nešto na papir, zatim ga kvantifikujete, da bi na kraju, skoro uvek, iz celog eksperimenta proizišao zaključak koji smo nekako svi znali, ali se izgubio u kompleksnosti procesa.
Ova jednostavnost u primeni FMEA je ujedno i njegova najveća prednost. Nedostatak FMEA je činjenica da se fokusira u većoj meri na pojedinačna stanja otkaza (failure modes) nego na njihovu kombinaciju. Takođe, obezbeđuje ograničeno ispitivanje ljudske greške. Ove nedostatke moguće je nadoknaditi nekim drugim alatkama iz LEAN/Six Sigma metoda, ali o tome neki drugi put.
Siroti Jozef K. je na kraju doživeo tragičan kraj. Proces koji se vodio protiv njega je pobedio. Da je kojim slučajem Jozef K. bio controller, a ne bankarski činovnik, da li bi i sam kraj “Procesa” imao holivudski happy end? Verovatno ne, ali u toj borbi sa “procesom”, većina controllera bi mu dala bar malo veće šanse.