Kako upravljati zalihama?, Rade Radanović, Rukovodilac službe za upravljanje zalihama, NIS

Proces upravljanja zalihama materijalno-tehničkih resursa (MTR), kao sastavni deo lanca sanbdevanja u nabavci, predstavlja mrežu aktivnosti  unutar jedne kompanije. Ove aktivnosti su usmerene na  pronalaženje zdravog balansa između dva osnovna rizika:

• rizika deficita u snabdevanju sa jedne strane  i
• rizika stvaranja prekomernih zaliha MTR, sa druge strane.

Ciljna funkcija procesa upravljanja zalihama MTR jeste pronalaženje tačke ravnoteže između dva navedena rizika. Relevantna mera uspešnosti procesa je stepen zadovoljavanja potreba krajnjeg naručioca.

Kako bi se obezbedio već pomenuti balans, vlasnik procesa upravljanja zalihama na početku treba da odgovori na sledeća pitanja:

• Koliko i kojih materijala je neophodno držati na zalihama?
• Na koje kategorije i potkategorije je neophodno podeliti strukturu zaliha?
• Koje su optimalne šeme nabavki koje mogu biti primenjene?
• Da li su postojeći rokovi isporuke materijala ažurni i precizni?
• Koje metrike se koriste u proceni efikasnosti rada svih korisnika u lancu snabdevanja?

Pozicija funkcije za upravljanje zalihama u okviru lanca snabdevanja prikazana je na sledećoj šemi:

Radi  postizanja maksimalnog rezultata u upravljanju zalihama u upotrebi je nekoliko metoda koje se koriste u svetskoj praksi. To su: sprovođenje periodičnih provera stanja zaliha, analiza upotrebe zaliha uporedo sa normativnim rokovima isporuke, smanjivanje nivoa sigurnosnih zaliha, korišćenje ABC analize, implementacija softvera za upravljanje zalihama i sl. Svaka od njih u određenoj meri doprinosi boljem upravljanju zaliha.  U kompaniji NIS, zaključak je da je definisanje jasnih metodologija, kao i njihova međusobna interakcija, ključna u postizanju uspeha u borbi koja se neprestano vodi na tri fronta: kroz smanjivanje nepotrebne nabavke, paralelno povećanje potrošnje tekućih zaliha, kao i kroz blagovremenu realizaciju nekurentne i nelikvidne robe.

Proces upravljanja zalihama  u kompaniji NIS sastoji se iz dve osnovne faze:

1. Smanjivanje zaliha. Kako bi zalihe bile izbalansirane sa potrošnjom, kompanija usmerava svoje aktivnosti na smanjivanje prekomernih zaliha. Zalihe materijala kategorizuju se u određenu kategoriju, a stratifikacijom i primenom ABC analize na Paretto principima omogućava se pravovremeno reagovanje u cilju smanjivanja zaliha materijala i sprečavanja njihovog rasta.
2. Održavanje zaliha na odgovarajućem nivou. Podrazumeva konstantno unapređenje svih procesa unutar lanca snabdevanja. Kako bi se postigao nizak nivo zaliha, a po mogućnosti i  njihovo dodatno smanjivanje, od velike važnosti je da sistemsko stanje zaliha ne odudara od fizičkog. Potrebno je obezbediti tačnost podataka u sistemu, a samim tim i MRP alat održavti aktuelnim. Ovde je važna uloga svih zaposlenih u lancu snabdevanja, od nabavke preko magacionara, do naručioca koji troši i ugrađuje materijale u procese. Material Resource Planning (MRP) je sistem unutar SAP-a i integralni je deo svakog ERP sistema koji omogućava kompanijama da automatizuju i integrišu poslovne procese u jedinstven sistem. Kada je postignut visok nivo kvalitetnih podataka u sistemu, sledeći segment je planiranje i obezbeđivanje da planovi potrošnje u što većoj meri imaju poklapanje sa faktičkom potrošnjom. U planiranju ključnu ulogu ima krajnji naručilac. Ukoliko je plan u dovoljnoj meri precizan, stock controllers će na najbolji mogući način uskladiti i izbalansirati nabavku sa periodima kada su materijali realno potrebni i kada se sistem ažurno održava.

Proaktivnost u radu, pravovremeno reagovanje kao i praćenje zaliha od momenta planiranja predstavljaju bitnu kariku u procesu upravljanja zalihama, a samim tim i u lancu snabdevanja. Kao relevantni pokazatelj uspešnosti procesa upravljanja zalihama u industriji prerade nafte prepoznaje se svako smanjivanje zaliha na nivou od 3% i više. U kompaniji NIS, gde su krajnji naručioci nabavke interni korisnici, u prvih devet meseci 2015. godine uspeli su da postignu nivo od preko 3%, dok je u nekim segmentima zabeležen čak i dvocifren broj umanjenja zaliha. Ovo ukazuje da je funkcija za upravljanje zalihama u lancu snabdevanja kompanije postigla željeni balans između vrednosti zaliha i sigurnosti koje one pružaju.

Sama priroda zaliha je takva da se sa njima može raditi tek kada su na stanju kompanije.Tada je često već kasno jer zalihe predstavljaju utrošen kapital preduzeća. Na kraju, sav kapital koji nije zarobljen u zalihama može biti uložen u razvoj kompanije i poboljšanje njenih internih procesa.

Kada se posmatraju finansijski rezultati jedne kompanije, sastavni deo bilansa uspeha su i zalihe. Jedan od najvažnijih finansijskih parametara je DIO (Days of inventory outstanding) koji pokazuje nivo Working Capital-a u jednoj kompaniji. DIO predstavlja brzinu kojom kompanija obrće svoje zalihe. Niži DIO označava da kompanija smanjuje angažovani kapital, odnosno brzo oslobađa zalihe. Samim tim, što je veći utrošak, DIO je manji. Najbolje finansijske rezultate imaju kompanije sa niskim nivoom zaliha, uz visok nivo utroška materijala.

Autor teksta je Rade Radanović, Rukovodilac službe za upravljanje zalihama, NIS.

Tekst je preuzet iz Controlling magazina 06.