Prilikom pravljenja izveštaja i prezentacija potrebno je odlučiti koliko su prikladni objekti kao što su tabele, grafikoni ili tekst. Pismeni izveštaji uglavnom sadrže tekst, dok prezentacije podrazumevaju vizuelni prikaz.
Zbog vremenskog ograničenja koje obično postoji kod prezentacija, konceptualni grafikoni su manje pogodni od fotografija, mapa i grafikona. Gornja granica za jednosatnu prezentaciju treba da bude dva ili tri konceptualna grafikona koji su neophodni za razumevanje. Publika će bolje i brže shvatiti fotografije (proizvoda, lokacija itd). Treba izbeći prikazivanje pitica, zvezdastih ili drugih dekorativnih grafikona.
U prezentacijama se preporučuje izbegavanje svih vrsta tekstova. Tekst se izgovara ili izražava u pismenom materijalu. Nekoliko izuzetaka ovog pravila su tekstovi (kao što su zakoni, citati itd.) o kojima se diskutuje. U principu, sve vrste lista i spiskova treba da se pojavljuju samo u pismenom handout-u. Tačno je da ukoliko istovremeno posmatramo vizuelni prikaz i slušamo priču, bolje ćemo pamtiti nego ako samo slušamo. Potrebno je imati na umu da se tekst ne smatra nečim što treba da se samo vidi.
Napomena
HICHERT®SUCCESS i IBCS® su zaštićena imena. Izvor: www.hichert.com