Pojam poruka obuhvata ono što izveštaji i prezentacije u celini, kao i njihove pojedinačne komponente, treba da saopšte čitaocu. Poruke u ovom smislu mogu da budu u vidu konstatacije, mišljenja ili preporuke.
Svaki izveštaj, prezentacija i ilustracija može da se rezimira jednom jasnom porukom. Obično se prvo saopšti ključna poruka pa se onda dodatno pojasni.
Poruke u izveštajima i prezentacijama mogu da imaju različite karakteristike. Da bi se poruka razumela, mora da se sastoji od potpune rečenice. Poželjno je da to ne bude samo izjava već pre svega objašnjenje, a po mogućnosti i preporuka.
Poruke treba da odgovore na pitanja čitalaca i slušalaca. Suvoparne poruke kao što su: “Naš projekat ima četiri faze” ili “Izvoz iznosi 25 mEUR” dovešće do toga da se izveštaji ne pročitaju, a prezentacije samo “odslušaju”
Poruke treba da se dokažu, ili učine verodostojnim pomoću tekstova, grafikona ili tabela.
Tokom prezentacije prezenter uvek treba prvo da saopšti poruku, pa da je objasni i dokaže pomoću slajdova.
Na kraju prezentacije izbegavajte frazu “Hvala vam na pažnji”. Umesto toga, preporuka je da govornici ukratko rezimiraju svoju poruku po poslednji put u jednoj rečenici. Ukoliko je to bilo uspešno, publika će se zahvaliti na informacijama.
Napomena
HICHERT®SUCCESS i IBCS® su zaštićena imena. Izvor: www.hichert.com